La información importante está repartida entre hojas de cálculo, archivos en papel, cadenas de correos, portátiles y teléfonos.
Sistemas de software
Sistemas de software prácticos para las operaciones de su empresa.
Tumpe Tech desarrolla software que ayuda a las organizaciones zambianas a organizar su información, gestionar el trabajo recurrente, reducir los procesos manuales y conectar documentos, personal, clientes e informes.
Enfoque
Traslade a sistemas prácticos el trabajo repetitivo, fragmentado o cargado de papel.
El objetivo no es la tecnología por sí misma, sino una mejor organización, encontrar la información más rápido, responsabilidades más claras, menos errores manuales, mejores informes y flujos de trabajo que la gente pueda usar de verdad.
- La información importante está repartida entre hojas de cálculo, archivos en papel, cadenas de correos, portátiles y teléfonos.
- El personal introduce los mismos datos más de una vez porque las herramientas no están conectadas entre sí.
- Los formularios en papel y los registros firmados son difíciles de encontrar cuando los necesitan un cliente, un gerente, un auditor o el equipo del proyecto.
- Preparar los informes lleva demasiado tiempo porque la información hay que recopilarla y depurarla a mano.
- No queda claro quién es responsable de cada tarea, así que el trabajo depende de la memoria de un empleado o de su forma personal de archivar.
Problemas que resolvemos
El software es útil cuando elimina fricciones reales en la operación.
El personal introduce los mismos datos más de una vez porque las herramientas no están conectadas entre sí.
Los formularios en papel y los registros firmados son difíciles de encontrar cuando los necesitan un cliente, un gerente, un auditor o el equipo del proyecto.
Preparar los informes lleva demasiado tiempo porque la información hay que recopilarla y depurarla a mano.
No queda claro quién es responsable de cada tarea, así que el trabajo depende de la memoria de un empleado o de su forma personal de archivar.
El software que ya existe es demasiado complicado, se usa poco o no encaja con la forma de trabajar de la organización.
No queda claro cómo se hacen las copias de seguridad, quién tiene acceso a qué ni quién responde por la información de la empresa.
Ejemplos de sistemas
Ejemplos de sistemas que se pueden definir a partir de un proceso real de la empresa.
Son ejemplos de proyectos posibles, no promesas en firme de que todos estos sistemas ya existan ni de que el desarrollo a medida sea siempre la mejor opción.
Sistemas de gestión de clientesSistemas de registroSistemas de reservas y citasGestión de registros y documentosSistemas de inventario y existenciasSeguimiento del personal y de las tareasSistemas de inscripción a eventosPaneles de informesPortales administrativos internosSeguimiento de casos o expedientesSeguimiento de documentos de proyectosSistemas de gestión de capacitaciónSistemas para clínicas o consultoriosFlujos de trabajo para registrar pagosAutomatización de flujos de trabajoHerramientas de importación y exportación de datos
Tipos de colaboración
La respuesta adecuada puede ser software a medida, una herramienta ya configurada o una mejora más pequeña.
Adaptar la herramienta al problema
- Desarrollo de software a medida
- Configuración de un sistema existente
- Mejora de una aplicación existente
- Pequeñas herramientas internas
Conectar el trabajo
- Integración entre sistemas existentes
- Automatización de flujos de trabajo
- Herramientas de importación y exportación de datos
- Conexiones con sitios web y correo electrónico
Hacer útil la información
- Migración de datos
- Organización de registros
- Informes y paneles
- Seguimiento de documentos
Acompañar el uso real
- Capacitación de usuarios
- Mantenimiento
- Resolución de incidencias
- Mejoras por etapas
Proceso de entrega
Empiece con algo lo bastante pequeño para demostrar su utilidad y luego mejore a partir del uso real.
El alcance se confirma en torno a los usuarios, los roles, los datos, los informes, los plazos, las necesidades de puesta en marcha, las responsabilidades de soporte y la primera versión útil más pequeña.
Entender cómo se trabaja hoy
Identificar el problema operativo real
Definir usuarios, roles y responsabilidades
Priorizar la primera versión útil más pequeña
Confirmar los requisitos de datos e informes
Diseñar y desarrollar
Probar con usuarios representativos
Importar los datos existentes acordados
Capacitar a los usuarios
Poner en marcha
Dar soporte y mejorar según el uso real
Límites importantes
Los proyectos de software funcionan mejor cuando los límites se entienden antes de empezar a desarrollar.
- Los proyectos de software necesitan un alcance definido.
- Las solicitudes nuevas pueden cambiar el coste y los plazos de entrega.
- La migración de datos depende de la calidad de los datos de origen.
- Los servicios de terceros pueden tener costes aparte.
- El alojamiento, las copias de seguridad, el correo electrónico, los SMS, las pasarelas de pago y los servicios de dominio pueden tener costes recurrentes.
- La seguridad se puede reforzar, pero no se puede garantizar al cien por cien.
- Los usuarios siguen siendo responsables de un uso lícito y adecuado.
- El cumplimiento normativo o profesional debe confirmarlo el cliente junto con los especialistas correspondientes.
- El software no arregla por sí solo unos procesos internos deficientes.
- La capacitación y la adopción del sistema siguen siendo importantes.
- Los plazos estimados de entrega dependen de que los requisitos estén confirmados.
Opciones de puesta en marcha
La puesta en marcha depende del flujo de trabajo, los usuarios, la infraestructura y el modelo de soporte.
En la nube
Útil cuando los equipos necesitan acceder desde distintas ubicaciones y existe una conectividad a internet acordada.
Alojado en la organización
Adecuado cuando la organización ya gestiona su propia infraestructura y quiere alojar el sistema dentro de su entorno.
En local
Se valora cuando el control local, las condiciones de red o las políticas internas lo exigen.
Híbrido
Posible cuando parte de la información o de los flujos de trabajo necesita acceso local mientras otros servicios siguen en línea.
Funcionamiento sin conexión o en red local
Solo se contempla cuando es técnicamente adecuado para el flujo de trabajo y el modelo de soporte.
Servicios relacionados
Los sistemas se conectan de forma natural con los documentos, los sitios web, el correo electrónico, el almacenamiento y los informes.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre los sistemas de software.
¿El software a medida es siempre la mejor opción?
No. Si un sistema existente y fiable puede resolver el problema de forma más sensata, Tumpe Tech puede recomendar adaptarlo o configurarlo en lugar de construirlo todo desde cero.
¿Tumpe Tech puede mejorar un sistema que ya existe?
Sí, cuando el acceso, la propiedad, la tecnología, el alcance y el riesgo permiten una mejora práctica. Antes de asumir compromisos hace falta una evaluación.
¿Se pueden importar los datos de hojas de cálculo antiguas?
A menudo sí, pero la migración depende de la calidad, la coherencia, la exhaustividad y la estructura de los datos de origen.
¿Los sistemas de software incluyen soporte?
El soporte puede acordarse como un servicio continuo aparte que cubra el mantenimiento, los cambios, la ayuda a los usuarios, el alojamiento, las copias de seguridad y las mejoras.
Siguiente paso
Hablemos del proceso antes de decidir qué construir.
Empecemos por su flujo de trabajo actual, los usuarios, los registros, los informes, las herramientas, la calidad de los datos, su preferencia de puesta en marcha, la fecha límite y el presupuesto previsto.