स्टाफ अलग-अलग दस्तावेज़ वर्ज़न इस्तेमाल कर रहा हो
कॉर्पोरेट संगठन
आवर्ती बिज़नेस दस्तावेज़ काम को व्यवस्थित और आगे बढ़ते रखें।
Tumpe Tech, Zambian संगठनों को उन दस्तावेज़ों और बिज़नेस सिस्टम को तैयार करने, व्यवस्थित करने, प्रिंट करने, साझा करने, स्टोर करने और बनाए रखने में मदद करता है, जिन पर उनकी टीमें निर्भर हैं।
सिर्फ़ प्रिंटिंग चाहिए? कॉर्पोरेट प्रिंट कोटेशन का अनुरोध करें।
पहचान
दस्तावेज़ों की समस्याएं शायद ही किसी एक विभाग तक सीमित रहती हैं।
जब टेम्पलेट, फ़ाइलें, प्रिंट जॉब, वेबसाइट, ईमेल और स्टोरेज को अलग-अलग आपात स्थितियों की तरह संभाला जाता है, तो आवर्ती दस्तावेज़ काम और मुश्किल हो जाता है।
रिपोर्ट और प्रस्ताव बार-बार नए सिरे से फ़ॉर्मेट किए जाना
टेम्पलेट व्यक्तिगत कंप्यूटर पर रखे होना
ज़रूरी फ़ाइलें सिर्फ़ ईमेल या WhatsApp से साझा की जाना
प्रिंट आपूर्तिकर्ताओं को अधूरी या गलत फ़ाइलें मिलना
मैनुअल और फ़ॉर्म पुराने पड़ जाना
बिज़नेस ईमेल और वेबसाइट की दिक्कतें सिर्फ़ बिगड़ने के बाद संभाली जाना
साझा फ़ोल्डर में कोई तय संरचना न होना
पिछले प्रोजेक्ट की सामग्री ढूंढना मुश्किल होना
संग्रह बिना इंडेक्स के रखा जाना
फ़ाइलें कहां रखी हैं, यह सिर्फ़ एक ही कर्मचारी को पता होना
जुड़े हुए काम अलग-अलग आपूर्तिकर्ता बिना तालमेल के संभाल रहे हों
संगठन के दस्तावेज़ों का जीवनचक्र
दस्तावेज़ बनने से दोबारा उपयोग तक सहायता।
Tumpe Tech दस्तावेज़ों से जुड़ी प्रशासनिक प्रक्रिया में सहायता करता है। औपचारिक अनुमोदन, सामग्री की सटीकता, वितरण के फ़ैसले और बिज़नेस की ज़िम्मेदारी संगठन के पास ही रहती है।
बनाना
तय सामग्री और टेम्पलेट का इस्तेमाल करके रिपोर्ट, प्रस्ताव, मैनुअल, फ़ॉर्म, प्रोफ़ाइल, प्रेज़ेंटेशन, पत्र और आवर्ती बिज़नेस दस्तावेज़ तैयार करना।
समीक्षा
सामग्री, तकनीकी, वित्तीय, कानूनी या प्रबंधन समीक्षा के लिए दस्तावेज़ संबंधित अंदरूनी स्टाफ तक पहुंचाना।
अनुमोदन
प्रोडक्शन या वितरण से पहले स्वीकृत वर्ज़न, ज़िम्मेदार व्यक्ति और इस्तेमाल का मकसद तय करना।
प्रोडक्शन
प्रिंटिंग, कॉपी, फ़िनिशिंग, बाइंडिंग, लेबल, पैकेजिंग और डिलीवरी की ज़रूरतें समन्वयित करना।
साझा करना
तय किए गए ईमेल, वेबसाइट, साझा फ़ोल्डर या वितरण तरीकों का इस्तेमाल करना।
स्टोर करना
तय दायरे के हिसाब से व्यावहारिक नामकरण, फ़ोल्डर, संग्रह और एक्सेस संरचना लागू करना।
दोबारा उपयोग
टेम्पलेट, स्वीकृत टेक्स्ट, प्रिंट स्पेसिफिकेशन और दोबारा इस्तेमाल होने वाले दस्तावेज़ हिस्से सुरक्षित रखना।
बनाए रखना
संगठन में बदलाव के साथ दस्तावेज़, सिस्टम, वेबसाइट, ईमेल, फ़ोल्डर और टेम्पलेट अपडेट करना।
बिज़नेस नतीजे
दोहराया जाने वाला काम कम करें और ज़रूरी दस्तावेज़ों को संभालना आसान बनाएं।
मकसद है भरोसा, निरंतरता, पेशेवर प्रस्तुति, दोबारा उपयोग की सुविधा और रोज़मर्रा के बिज़नेस दस्तावेज़ों में कम प्रशासनिक अड़चन।
दस्तावेज़ वर्कफ़्लो सहायता देखें- एक जैसी दस्तावेज़ प्रस्तुति
- मौजूदा फ़ाइलें आसानी से मिलना
- कम डुप्लिकेट वर्ज़न
- दोबारा इस्तेमाल होने वाले टेम्पलेट
- दोहराई जाने वाली प्रिंटिंग तेज़ होना
- स्टाफ की साफ़ ज़िम्मेदारियां
- स्टाफ बदलने पर भी काम बेहतर तरीके से चलते रहना
- व्यक्तिगत डिवाइस पर कम निर्भरता
- आवर्ती रिपोर्ट और प्रस्ताव तैयार करना आसान
- बेहतर संरचना वाले साझा फ़ोल्डर
- ज़्यादा पेशेवर बिज़नेस संवाद
- जुड़े दस्तावेज़ और डिजिटल काम के लिए एक ही सहायता संपर्क
आम दस्तावेज़
आवर्ती बिज़नेस दस्तावेज़ों और स्वीकृत सामग्री के लिए सहायता।
Tumpe Tech दी गई सामग्री को तैयार और व्यवस्थित करने में मदद कर सकता है। सामग्री की सटीकता, तकनीकी समीक्षा, कानूनी समीक्षा और अंतिम अनुमोदन क्लाइंट के पास ही रहते हैं।
रिपोर्टप्रस्तावनीतियांप्रक्रियाएंट्रेनिंग मैनुअलकंपनी प्रोफ़ाइलप्रेज़ेंटेशनफ़ॉर्मचेकलिस्टपत्रअंदरूनी सूचनाएंबोर्ड या बैठक पैकप्रोजेक्ट दस्तावेज़ीकरणस्टाफ हैंडबुकप्रमाण-पत्रमार्केटिंग सामग्रीबिज़नेस स्टेशनरीक्लाइंट जानकारी पैकखरीद और निविदा दस्तावेज़प्रशासनिक रिकॉर्ड
क्षमताएं
रोज़ के काम के नतीजों से जुड़ी क्षमताएं।
दस्तावेज़ फ़ॉर्मेटिंग
स्वीकृत सामग्री को इस तरह तैयार करना कि रिपोर्ट, प्रस्ताव, मैनुअल, प्रोफ़ाइल और पैक एक जैसे दिखें।
टेम्पलेट बनाना और बनाए रखना
आवर्ती दस्तावेज़ों, कवर, फ़ॉर्म और दोहराए जाने वाले प्रिंट कामों के लिए दोबारा इस्तेमाल होने वाली संरचनाएं बनाना।
रिपोर्ट और प्रस्ताव तैयार करना
आवर्ती बिज़नेस दस्तावेज़ों में फ़ॉर्मेटिंग से लेकर स्वीकृत आउटपुट तक सहायता।
प्रिंट समन्वय
मात्रा, फ़िनिशिंग, बाइंडिंग, पैकेजिंग, डिलीवरी और सहेजे गए दोहराव स्पेसिफिकेशन समन्वयित करना।
मैनुअल और हैंडबुक तैयार करना
प्रिंट या साझा करने के लिए ट्रेनिंग मैनुअल, नीतियां, स्टाफ हैंडबुक और दस्तावेज़ सेट तैयार करना।
साझा फ़ोल्डर और संग्रह की व्यवस्था
तय दायरे के हिसाब से व्यावहारिक नामकरण, फ़ोल्डर, इंडेक्स और संग्रह संरचना बनाना।
बिज़नेस वेबसाइट और ईमेल
सार्वजनिक कंपनी जानकारी, पेशेवर संवाद और दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान में सहायता।
प्रशासनिक फ़ॉर्म और सरल ऑटोमेशन
आवर्ती अनुरोध, चेकलिस्ट, अनुमोदन और दोहराई जाने वाली जानकारी संग्रह को एक जैसा बनाना।
निरंतर सहायता
आवर्ती दस्तावेज़ काम के लिए लगातार चलने वाली सहायता व्यवस्था।
यह व्यवस्था दस्तावेज़ों की मात्रा, आवृत्ति, अंदरूनी क्षमता, सिस्टम, समय-सीमा और संगठन के पास रहने वाली ज़िम्मेदारियों के हिसाब से तय की जाती है।
निरंतर दस्तावेज़ सहायता पर बात करें- टेम्पलेट बनाए रखना
- आवर्ती रिपोर्ट और प्रस्ताव फ़ॉर्मेट करना
- मैनुअल और नीतियां अपडेट करना
- दोहराई जाने वाली प्रिंटिंग समन्वयित करना
- साझा फ़ोल्डर संरचना बनाए रखना
- फ़ाइल व्यवस्था में सहायता
- कंपनी प्रोफ़ाइल अपडेट करना
- प्रशासनिक फ़ॉर्म बनाए रखना
- वेबसाइट सामग्री अपडेट
- बिज़नेस ईमेल सहायता
- संग्रह की देखरेख
- स्कैनिंग समन्वय
- समय-समय पर वर्कफ़्लो समीक्षा
- दोहराए जाने वाले प्रोडक्शन की योजना
- निविदा और खरीद दस्तावेज़ों के लिए सहायता
एक बार की सहायता
किसी मौजूदा दस्तावेज़ काम में मदद चाहिए?
एक बार की सहायता में सिर्फ़ एक तुरंत काम पूरा किया जा सकता है, बिना संगठन को लगातार सहायता के लिए बांधे।
मौजूदा दस्तावेज़ काम के लिए सहायता का अनुरोध करें- एक रिपोर्ट फ़ॉर्मेट करना
- एक प्रस्ताव तैयार करना
- कंपनी प्रोफ़ाइल अपडेट करना
- ट्रेनिंग मैनुअल तैयार करना
- दस्तावेज़ टेम्पलेट सेट करना
- मौजूदा साझा फ़ोल्डर व्यवस्थित करना
- तय बैच की स्कैनिंग
- कॉर्पोरेट प्रिंट जॉब तैयार करना
- Tumpe Mail सेट करना
- वेबसाइट अपडेट करना या बनाना
- प्रशासनिक फ़ॉर्म बनाना
- बुनियादी संग्रह संरचना बनाना
विभागों के उपयोग
अलग-अलग टीमें दस्तावेज़ों का इस्तेमाल अलग तरह से करती हैं।
सहायता व्यवस्था उसमें शामिल विभागों, दस्तावेज़ों के प्रकार, अनुमोदनों और ज़िम्मेदारियों के मुताबिक होनी चाहिए।
प्रशासन
- टेम्पलेट
- फ़ॉर्म
- फ़ाइलिंग संरचना
- सूचनाएं
- पत्राचार
- प्रिंट समन्वय
प्रबंधन
- रिपोर्ट
- बोर्ड पैक
- प्रेज़ेंटेशन
- नीतियां
- प्रस्ताव
खरीद और निविदा
- आपूर्तिकर्ता दस्तावेज़
- बोली पैक
- कंपनी प्रोफ़ाइल
- अनुपालन लाइब्रेरी
- प्रिंटिंग
ट्रेनिंग और मानव संसाधन
- मैनुअल
- हैंडबुक
- फ़ॉर्म
- प्रमाण-पत्र
- इंडक्शन सामग्री
मार्केटिंग और क्लाइंट संवाद
- वेबसाइट
- ईमेल
- प्रोफ़ाइल
- ब्रोशर
- क्लाइंट पैक
प्रोजेक्ट और ऑपरेशन
- रिपोर्ट
- चेकलिस्ट
- प्रोजेक्ट फ़ोल्डर
- आवर्ती फ़ॉर्म
- संग्रह
बिज़नेस टेक्नोलॉजी इन्फ्रास्ट्रक्चर
दस्तावेज़ का काम अपने आसपास के सिस्टम पर निर्भर करता है।
बिज़नेस वेबसाइट
कंपनी जानकारी, सेवाओं, संपर्क विवरण, प्रोफ़ाइल और डाउनलोड करने योग्य सामग्री का पेशेवर सार्वजनिक स्रोत बनाए रखें।
देखेंTumpe Mail
पेशेवर संवाद और दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान के लिए कंपनी-डोमेन ईमेल इस्तेमाल करें।
देखेंसाझा क्लाउड फ़ोल्डर
अधिकृत उपयोगकर्ताओं और तय दस्तावेज़ श्रेणियों के लिए व्यावहारिक फ़ोल्डर संरचना बनाएं।
देखेंप्रशासनिक फ़ॉर्म
आवर्ती अनुरोध, पंजीकरण, चेकलिस्ट, अनुमोदन और अंदरूनी जानकारी संग्रह को एक जैसा बनाएं।
देखेंदस्तावेज़ ऑटोमेशन
टेम्पलेट, दोबारा इस्तेमाल होने वाले टेक्स्ट, इंडेक्स, नामकरण नियम और सरल जनरेशन वर्कफ़्लो से दोहराई जाने वाली तैयारी कम करें।
देखेंकॉर्पोरेट प्रिंटिंग
कॉर्पोरेट दस्तावेज़ काम में प्रिंटिंग एक ज़रूरी चरण बनी रहती है।
Tumpe Tech रिपोर्ट, प्रस्ताव, मैनुअल, प्रोफ़ाइल, प्रेज़ेंटेशन पैक, स्टेशनरी, फ़ॉर्म, प्रमाण-पत्र, बाउंड सेट, दोहराए जाने वाले काम और खास ज़रूरतों की प्रिंट प्रोडक्शन समन्वयित कर सकता है।
रिपोर्टप्रस्तावट्रेनिंग मैनुअलनीतियां और हैंडबुककंपनी प्रोफ़ाइलप्रेज़ेंटेशन पैकबिज़नेस कार्ड और स्टेशनरीब्रोशर और फ़्लायरनिविदा दस्तावेज़फ़ॉर्मप्रमाण-पत्रबाउंड दस्तावेज़ सेटदोहराए जाने वाले कॉर्पोरेट प्रिंट जॉबखास ज़रूरतों के लिए प्रिंट ब्रोकरेज
ज़िम्मेदारियां
काम शुरू होने से पहले साफ़ ज़िम्मेदारियां।
स्टोरेज, एक्सेस, रिकॉर्ड रखने की अवधि, डिलीट करना, गोपनीयता और बैकअप की व्यवस्था जहां लागू हो, पहले तय की जानी चाहिए। इससे किसी सर्टिफिकेशन या अनुपालन का दावा नहीं निकलता।
Tumpe Tech इसमें सहायता कर सकता है
- फ़ॉर्मेटिंग
- लेआउट
- टेम्पलेट
- फ़ोल्डर संरचना
- प्रिंट प्रोडक्शन
- स्कैनिंग समन्वय
- प्रशासनिक फ़ॉर्म
- वेबसाइट
- ईमेल
- साझा फ़ोल्डर
- सामान्य दस्तावेज़ वर्कफ़्लो
संगठन की ज़िम्मेदारी बनी रहती है
- सामग्री की सटीकता
- अंदरूनी अनुमोदन
- कानूनी समीक्षा
- वित्तीय जानकारी
- तकनीकी जानकारी
- व्यक्तिगत डेटा साझा करने के फ़ैसले
- गोपनीयता वर्गीकरण
- हस्ताक्षर
- नीति अनुमोदन
- रिकॉर्ड रखने की अवधि की ज़रूरतें
- नियामक दायित्व
- अंतिम वितरण के फ़ैसले
- एक्सेस अनुमतियां
संबंधित सहायता
कॉर्पोरेट दस्तावेज़ काम को व्यावहारिक सहायता विकल्पों से जोड़ें।
सामान्य सवाल
कॉर्पोरेट दस्तावेज़ सहायता से जुड़े सवाल।
क्या Tumpe Tech सिर्फ़ एक दस्तावेज़ काम में सहायता कर सकता है?
हां। एक बार की सहायता किसी एक खास रिपोर्ट, प्रस्ताव, मैनुअल, फ़ोल्डर, प्रिंट जॉब, वेबसाइट अपडेट, ईमेल सेटअप, फ़ॉर्म या स्कैनिंग बैच के लिए तय की जा सकती है।
क्या हर महीने दस्तावेज़ सहायता उपलब्ध है?
हां। आवर्ती दस्तावेज़ प्रोडक्शन, प्रिंट समन्वय, टेम्पलेट, फ़ोल्डर, फ़ॉर्म, वेबसाइट, ईमेल और संग्रह की देखरेख के लिए निरंतर सहायता पर बात की जा सकती है।
क्या Tumpe Tech हमारे टेम्पलेट बनाए रख सकता है?
हां, बशर्ते टेम्पलेट और अनुमोदन की ज़िम्मेदारियों पर संगठन सहमत हो।
क्या Tumpe Tech आवर्ती रिपोर्ट में मदद कर सकता है?
हां। आवर्ती रिपोर्ट सहायता में फ़ॉर्मेटिंग, लेआउट, टेम्पलेट, प्रिंट-रेडी फ़ाइलें और दोहराए जाने वाले प्रोडक्शन की योजना शामिल हो सकती है।
क्या Tumpe Tech हमारे मौजूदा साझा फ़ोल्डर व्यवस्थित कर सकता है?
हां, तय किए गए एक्सेस, फ़ोल्डर संरचना, दस्तावेज़ श्रेणियों और संभालने की अपेक्षाओं के आधार पर।
क्या Tumpe Tech कागज़ी रिकॉर्ड स्कैन और संग्रहित कर सकता है?
तय किए गए स्कैनिंग और संग्रह बैच पर बात की जा सकती है। दस्तावेज़ साझा करने से पहले इंडेक्सिंग, रिकॉर्ड रखने की अवधि, एक्सेस और डिलीट करने की अपेक्षाएं तय कर लेनी चाहिए।
क्या Tumpe Tech हमारे दस्तावेज़ हमेशा के लिए रख सकता है?
हमेशा के लिए दस्तावेज़ रखने की ज़िम्मेदारी अपने आप नहीं मानी जाती। स्टोरेज, रिकॉर्ड रखने की अवधि, बैकअप, वापसी या डिलीट करना जहां लागू हो, साफ़ तौर पर तय करना ज़रूरी है।
क्या Tumpe Tech कई विभागों में सहायता कर सकता है?
हां, अगर दायरा, ज़िम्मेदारियां, दस्तावेज़ों के प्रकार और अंदरूनी समीक्षक साफ़ हों।
क्या Tumpe Tech हमारी वेबसाइट और Tumpe Mail संभाल सकता है?
वेबसाइट और Tumpe Mail सहायता पर बड़े दस्तावेज़ और संवाद वर्कफ़्लो के हिस्से के रूप में बात की जा सकती है।
क्या Tumpe Tech फ़ॉर्म बना सकता है?
हां। प्रशासनिक फ़ॉर्म आवर्ती अनुरोध, पंजीकरण, चेकलिस्ट, अनुमोदन और जानकारी संग्रह के लिए तय किए जा सकते हैं।
क्या Tumpe Tech दस्तावेज़ की सामग्री को अनुमोदित करता है?
नहीं। सामग्री की सटीकता, अंदरूनी अनुमोदन, कानूनी समीक्षा, वित्तीय जानकारी, तकनीकी जानकारी और अंतिम उपयोग संगठन की ज़िम्मेदारी ही रहते हैं।
क्या गोपनीय दस्तावेज़ WhatsApp या ईमेल से भेजे जा सकते हैं?
पहले संवेदनशीलता और संभालने की ज़रूरतों पर बात करें। यह न मानें कि WhatsApp या ईमेल हर तरह के दस्तावेज़ के लिए ठीक हैं।
क्या Tumpe Tech निविदा दस्तावेज़ों में सहायता कर सकता है?
हां। निविदा दस्तावेज़ सहायता में कंपनी प्रोफ़ाइल, अनुपालन लाइब्रेरी, बोली पैक और प्रिंट समन्वय जोड़े जा सकते हैं।
क्या Tumpe Tech प्रिंटिंग समन्वयित कर सकता है?
हां। ज़रूरतें तय होने के बाद प्रिंटिंग, फ़िनिशिंग, बाइंडिंग, पैकेजिंग, डिलीवरी और दोहराव स्पेसिफिकेशन शामिल किए जा सकते हैं।
काम शुरू होने से पहले कौन सी जानकारी चाहिए?
दस्तावेज़ का प्रकार, चाहिए आउटपुट, आवृत्ति, समय-सीमा, अनुमानित मात्रा, मौजूदा सिस्टम, प्रिंटिंग की ज़रूरतें और ज़िम्मेदार अंदरूनी समीक्षक बताएं। पहले संदेश में दस्तावेज़ की गोपनीय सामग्री न भेजें।
अगला कदम
बिखरे हुए दस्तावेज़ कामों की जगह एक व्यावहारिक वर्कफ़्लो अपनाएं।
दस्तावेज़ों के प्रकार, आवृत्ति, मौजूदा सिस्टम, समय-सीमा, अंदरूनी ज़िम्मेदारियां और वे हिस्से बताएं जहां सबसे ज़्यादा काम दोहराया जाता है। Tumpe Tech ज़रूरत देखकर एक व्यावहारिक सहायता व्यवस्था सुझाएगा।
सिर्फ़ प्रिंटिंग? कॉर्पोरेट प्रिंटिंग का अनुरोध करें।