文書の準備
- フォーマット整形
- レイアウト
- 再利用できるセクション
- 報告書の構成
- 提案書の構成
- マニュアル
- 書式
- 表紙
- 索引
- 承認済みコンテンツの体裁調整
文書ワークフローサポート
ビジネス文書のワークフローを、実務に沿って継続支援します。
文書ワークフローサポートは、定期的に発生する文書の準備、レビュー、制作、共有、保管、再利用、維持の進め方を改善するサービスです。
印刷のみをご希望ですか? 印刷のみを依頼する。
定義
文書ワークフローサポートとは。
このサービスは、単発の成果物ではなく、ビジネス文書を取り巻くプロセスに着目します。準備、制作、保管、再利用、維持を、実務に即したサポート体制としてつなぎます。
含まれる場合があるもの
- 文書のフォーマット整形
- テンプレートの設定
- 印刷の調整
- フォルダ構成
- ファイル命名
- 共有フォルダ
- スキャンの調整
- アーカイブの整理
- ウェブサイト
- ビジネスメール
- 事務書式
- 基本的なワークフロー自動化
- 繰り返し制作のサポート
- 文書の継続的な維持
自動的には含まれないもの
- 法律に関する助言
- 財務に関する助言
- 技術的な承認
- 記録管理の認証
- サイバーセキュリティの認証
- 法規制への準拠
- データ保護の認証
- 文書の永久的な保管
- 無制限のサポート
- 納期の保証
- コスト削減の保証
対象となる組織
定期的に文書を作成しているものの、制作を支える体制が限られている組織のために。
中小企業NGO専門サービス事務所研修事業者協会・団体学校・カレッジコンサルティング会社法人チームプロジェクト単位で動く組織文書制作の専任担当がいない企業複数の印刷・デジタル業者をまとめている組織報告書、提案書、マニュアル、書式、入札業務を定期的に抱えるチーム
サービスの構成
繰り返し発生する業務を中心にサービスをまとめています。
テンプレートと標準ルール
- レターヘッド
- 報告書テンプレート
- 提案書テンプレート
- 方針文書テンプレート
- マニュアルテンプレート
- 表紙ページ
- ファイル命名ルール
- バージョン表記
- 文書ステータスの表記ルール
- 再印刷の仕様
制作と印刷
- ファイルの準備
- 印刷の調整
- 部数の計画
- 仕上げ加工
- 製本
- 梱包
- 配送の手配
- 再印刷の記録
デジタル面の整理
- フォルダ構成
- 共有フォルダ
- ファイル命名
- アクセス権の構成
- アーカイブの整理
- スキャンの調整
- 索引
- 保存期間の相談
ビジネス基盤
- ウェブサイトの構築・運用
- ビジネスメール
- クラウドの共有フォルダ
- 事務書式
- 簡単な自動化
- 基本的なリマインダー
- 再利用できるコンテンツ構成
契約モデル
一度だけ利用するか、継続的なサポート体制として続けるか。
単発の文書サポート
進行中の報告書、提案書、マニュアル、会社概要、印刷案件、フォルダ構築、スキャン作業、ウェブサイトの要件、メールのセットアップ、事務書式などに対応します。
- 進行中の報告書
- 提案書
- マニュアル
- 会社概要
- 印刷案件
- フォルダ構築
- スキャン作業
- ウェブサイトの要件
- メールのセットアップ
- 事務書式
文書ワークフローの継続サポート
定期的な報告書、提案書、マニュアル、テンプレート、印刷、ウェブサイトの更新、メールサポート、共有フォルダの保守、書式、入札書類、アーカイブ作業、文書の整理整頓などに対応します。
- 報告書
- 提案書
- マニュアル
- テンプレート
- 印刷
- ウェブサイトの更新
- メールサポート
- 共有フォルダの保守
- 書式
- 入札書類
- アーカイブ作業
- 文書の整理整頓
進め方
範囲と責任の確認から始まる進め方。
作業を始める前に、文書の種類、頻度、分量、締め切り、利用中のシステム、社内のレビュー担当者、必要な成果物、連絡手段、機密レベル、保管とアクセスの要件、印刷の要件、保存期間の考え方、承認プロセスを確認します。
ワークフローの確認
範囲の確定
責任範囲の整理
文書とシステムの棚卸し
優先課題の特定
テンプレートと構成の設定
進行中の文書業務の支援
印刷またはデジタルでの実行
引き受けた範囲での継続的な維持
定期的な見直し
以下を中心に範囲を確認します。
文書の種類頻度分量締め切り利用中のシステム社内のレビュー担当者必要な成果物連絡手段機密レベル保管とアクセスの要件印刷の要件保存期間の考え方承認プロセス
成果物
成果物には、実務で使える文書や仕組み、次のアクションが含まれます。
文書の棚卸し一覧ワークフロー図体系化したフォルダ構成ファイル命名ガイド報告書テンプレート提案書テンプレートマニュアルテンプレート事務書式更新した会社概要印刷用データ製本した文書一式共有フォルダの構成アーカイブ索引ウェブサイトの更新ビジネスメールのセットアップ再印刷用の仕様書文書メンテナンスのスケジュール推奨する次のアクション
継続サポート
継続サポートの具体例。
継続サポートは、範囲を慎重に決めます。文書の分量、頻度、社内の対応力、システム、締め切り、組織に残る責任に見合った内容であることが大切です。
- 月次報告書のフォーマット整形
- 提案書作成のサポート
- マニュアルと方針文書の更新
- 会社概要の更新
- 再印刷
- テンプレートの保守
- フォルダの整理整頓
- スキャンの調整
- ウェブサイトの更新
- ビジネスメールのサポート
- 書式の保守
- 入札書類のサポート
- アーカイブの見直し
- 四半期ごとのワークフロー見直し
デジタルサービスとの関係
ウェブサイト、メール、ストレージ、書式、自動化は、同じ文書ワークフローを支えます。
責任、保管、アクセス
文書サポートは、責任の所在が明確なときに最も機能します。
内容に関する責任
内容の正確さ、承認、法務レビュー、技術レビュー、最終的な利用については、組織が責任を負います。
アクセス
アクセス方法は、対象の業務とシステムに応じて合意し、必要最小限に限定する必要があります。
保管
管理された場所にファイルを置く前に、保管場所、所有権、バックアップ、可用性、アクセスについて合意しておく必要があります。
保存期間と削除
該当する場合は、保存期間、返却、削除、アーカイブの責任範囲を定める必要があります。
機密性
機密情報は、適切な取り扱い方法を相談する前に送らないでください。
限界事項
Tumpe Techは、別途書面で合意し確認された場合を除き、記録管理、サイバーセキュリティ、データ保護の認証や文書の永久的な保管をうたうものではありません。
関連サービス
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よくあるご質問
文書ワークフローサポートに関するご質問。
通常の印刷と何が違いますか?
通常の印刷は物理的な成果物を制作します。文書ワークフローサポートでは、それに加えて準備、テンプレート、フォルダ構成、ファイル命名、スキャンの調整、ウェブサイト、メール、書式、文書の継続的な維持まで含められます。
文書1件だけでも依頼できますか?
はい。文書1件、印刷1件、フォルダ構築、スキャン作業、ウェブサイトの要件、メールのセットアップ、事務書式など、単発の内容に絞って範囲を設定できます。
毎月の継続サポートは利用できますか?
はい。文書の分量、頻度、システム、締め切り、組織に残る責任範囲に応じて、継続サポートの範囲を設定できます。
複数の部署をまとめてサポートできますか?
はい。部署、文書の種類、社内のレビュー担当者、アクセス権限、責任範囲が明確であれば対応できます。
テンプレートの保守も依頼できますか?
はい。内容、レイアウトの基準、使い方について組織が承認することを条件に、テンプレートの保守を含められます。
共有フォルダの整理も依頼できますか?
はい。フォルダ構成、文書の分類、アクセス権限、取り扱いの方針について合意することを前提に対応します。
文書のスキャンとアーカイブも依頼できますか?
範囲を定めたスキャンとアーカイブ作業についてご相談いただけます。保存期間、索引、保管場所、アクセス、削除については、作業開始前に合意する必要があります。
ウェブサイトとTumpe Mailも管理してもらえますか?
これらのシステムが組織の文書とコミュニケーションのワークフローを支える場合、ビジネスウェブサイトとTumpe Mailのサポートを含められます。
事務書式を作成してもらえますか?
はい。申請、登録、チェックリスト、承認、繰り返し発生する情報収集などに合わせて書式を設計できます。
文書業務を自動化できますか?
テンプレート、再利用できるコンテンツ、リマインダー、索引、命名ルール、標準的な構成を対象に、簡単な自動化をご相談いただけます。
最終的な文書を承認するのは誰ですか?
社内レビュー、承認、法務レビュー、技術レビュー、財務情報、署名、最終的な利用については、組織が責任を負います。
ファイルを永久に保管してもらえますか?
永久的な保管は前提としていません。該当する場合は、保管、保存期間、バックアップ、返却、削除について明確に合意する必要があります。
セキュリティや機密性はどのように保証されますか?
取り扱い、保管、アクセス、保存期間、削除の方法は、業務ごとに合意する必要があります。サイバーセキュリティ、データ保護、記録管理の認証を意味するものではありません。
入札の支援も含められますか?
はい。入札サポートでは、会社概要、コンプライアンス書類、入札一式、提出準備、印刷の調整をつなげて対応できます。
どのくらいでサポートを始められますか?
開始時期は、範囲、文書の準備状況、分量、締め切り、社内のレビュー担当者、システム、取り扱い要件によって変わります。
継続サポートの料金はどう決まりますか?
料金は、文書の分量、頻度、システム、締め切り、サポートの窓口、納期の考え方、組織に残る責任範囲によって決まります。
次のステップ
社内で維持できる文書プロセスをつくりましょう。
まずは、定期的に使う文書、印刷の要件、ウェブサイト、メール、共有フォルダ、テンプレート、書式、社内の役割分担を確認することから始めます。
印刷のみをご希望ですか? 法人印刷を依頼する。