重要な情報が、表計算ファイル、紙の書類、メールのやり取り、ノートパソコン、スマートフォンに分散している。
ソフトウェアシステム
業務を支える実用的なソフトウェアシステム。
Tumpe Techは、ザンビアの組織が情報を整理し、定期的な業務を管理し、手作業を減らし、文書・スタッフ・顧客・レポートをつなげられるよう、ソフトウェアを開発しています。
位置づけ
繰り返しが多く、分散し、紙に依存した業務を、実用的なシステムへ。
目的は、技術そのものを導入することではありません。整理しやすく、すぐに取り出せ、責任の所在が明確で、手作業によるミスが少なく、レポートが充実し、現場が実際に使えるワークフローをつくることです。
- 重要な情報が、表計算ファイル、紙の書類、メールのやり取り、ノートパソコン、スマートフォンに分散している。
- ツールが連携していないため、スタッフが同じデータを何度も入力している。
- 顧客、上司、監査担当者、プロジェクトチームが必要としたときに、紙の帳票や署名済みの記録をすぐに取り出せない。
- 情報を手作業で集計・整理しなければならず、レポートの作成に時間がかかりすぎる。
- 誰がどの業務を担当するのかが曖昧で、特定の社員の記憶や個人のファイル管理に頼ってしまっている。
解決する課題
ソフトウェアは、実際の業務の負担を取り除くときに役立ちます。
ツールが連携していないため、スタッフが同じデータを何度も入力している。
顧客、上司、監査担当者、プロジェクトチームが必要としたときに、紙の帳票や署名済みの記録をすぐに取り出せない。
情報を手作業で集計・整理しなければならず、レポートの作成に時間がかかりすぎる。
誰がどの業務を担当するのかが曖昧で、特定の社員の記憶や個人のファイル管理に頼ってしまっている。
既存のソフトウェアが複雑すぎたり、定着していなかったり、組織の実際のワークフローに合っていない。
バックアップ、アクセス権限、業務情報の管理責任が不明確になっている。
システムの例
実際の業務プロセスに合わせて範囲を定めるシステムの例です。
これらは対応可能な内容の例であり、すべてのシステムがすでに用意されているわけでも、カスタム開発が常に最善の選択でもありません。
顧客・取引先管理システム登録システム予約・アポイントメント管理システム記録・文書管理在庫管理システムスタッフ・タスク管理イベント受付システムレポートダッシュボード社内業務ポータル案件の追跡管理プロジェクト文書の追跡管理研修管理システムクリニック・診療所向けシステム入金記録ワークフローワークフロー自動化データのインポート・エクスポートツール
対応の種類
最適な答えは、カスタムソフトウェア、既存ツールの設定、小規模な改善のいずれかです。
課題に合ったツールを選ぶ
- カスタムソフトウェア開発
- 既存システムの設定・構築
- 既存アプリケーションの改善
- 小規模な社内ツール
業務をつなぐ
- 既存システム間の連携
- ワークフロー自動化
- データのインポート・エクスポートツール
- ウェブサイトとメールの連携
情報を活かせる形にする
- データ移行
- 記録の整理
- レポートとダッシュボード
- 文書の追跡管理
実際の運用を支える
- ユーザー研修
- メンテナンス
- 問題対応
- 段階的な改善
進め方
まずは効果を確かめられる規模から始め、実際の利用をもとに改善していきます。
ユーザー、役割、データ、レポート、締め切り、導入方法、サポートの責任範囲、そして最小限で役立つ初期版を軸に、対象範囲を確定します。
現在の業務プロセスを把握する
実際の運用上の課題を特定する
利用するユーザー、役割、責任範囲を定める
最小限で役立つ初期版を優先する
データとレポートの要件を確認する
設計と開発
実際の利用者に近いメンバーでテストする
合意した既存データを取り込む
ユーザー研修を実施する
導入する
実際の利用状況をもとにサポートと改善を続ける
重要な前提
ソフトウェア開発は、着手前に限界を共有しておくほどスムーズに進みます。
- ソフトウェア開発では、対象範囲を明確に定める必要があります。
- 新たなご要望は、費用や納期の計画に影響する場合があります。
- データ移行は、移行元データの品質によって左右されます。
- 外部サービスの利用には、別途費用がかかる場合があります。
- ホスティング、バックアップ、メール、SMS、決済ゲートウェイ、ドメインなどのサービスには、継続的な費用がかかる場合があります。
- セキュリティは強化できますが、完全に保証することはできません。
- 法令に沿った適切な利用は、利用者ご自身の責任となります。
- 法令や業界の規制への適合については、お客様および関連する専門家による確認が必要です。
- ソフトウェアを導入しても、社内プロセスの問題が自動的に解決するわけではありません。
- 研修と定着への取り組みは欠かせません。
- 納期の見込みは、確定した要件によって変わります。
導入方法
導入方法は、ワークフロー、利用者、インフラ、サポート体制によって決まります。
クラウドホスティング
複数の拠点からアクセスする必要があり、合意したインターネット接続が利用できる場合に適しています。
組織内ホスティング
すでに自社でインフラを管理しており、自社環境内でシステムを運用したい場合に適しています。
オンプレミス
現場での管理、ネットワーク環境、社内ポリシーなどの事情がある場合にご相談いただけます。
ハイブリッド
一部の情報やワークフローは社内で扱い、その他のサービスはオンラインで利用する、といった構成に対応できます。
オフライン対応・社内ネットワーク運用
ワークフローとサポート体制に技術的に適している場合にのみ検討します。
関連サービス
システムは、文書、ウェブサイト、メール、ストレージ、レポートと自然につながります。
よくあるご質問
ソフトウェアシステムに関するご質問。
カスタムソフトウェアが常に最善の選択ですか?
いいえ。信頼できる既存システムでより合理的に解決できる場合は、すべてを新規開発するのではなく、そのシステムの活用や設定変更をご提案することがあります。
Tumpe Techは既存システムを改善できますか?
はい。アクセス権、所有権、技術、範囲、リスクの面で現実的な改善が可能な場合に対応します。お約束の前に、まず現状を確認させていただきます。
古い表計算データも取り込めますか?
多くの場合は可能ですが、移行元データの品質、一貫性、網羅性、構造によって左右されます。
ソフトウェアシステムにサポートは含まれますか?
サポートは、メンテナンス、変更対応、ユーザー支援、ホスティング、バックアップ、改善を含む継続的な契約として、別途ご用意できます。