文書の制作
- フォーマット整形
- ページ番号の付与
- 索引の作成
- 表紙
- 仕切り紙
- ラベル
- 入稿データの確認
- 印刷
- 製本
- 複数部数の手配
法務文書ワークフローサポート
法務文書をめぐるワークフローを、実務に即して支援します。
法務文書ワークフローサポートは、法律の専門家に代わるものではありません。文書の準備、制作、ファイル構成、テンプレート、スキャンの進め方、印刷の調整、デジタル基盤の改善を支援します。
ファイルを送る前に、機密性と文書の取り扱い要件をご相談ください。
定義
法務文書ワークフローサポートとは。
このサービスは、法務文書を取り巻く事務と制作のプロセスに着目します。法律の専門家や法的な判断に代わるものではなく、事務所内の対応に一貫性を持たせるための支援です。
含まれる場合があるもの
- 書式の整形
- ページ番号の付与
- 索引の作成
- 印刷の実施
- フォルダ構成
- ファイル命名
- テンプレート
- 文書台帳
- スキャンの調整
- 事務書式
- ウェブサイトとメールのサポート
- クラウドフォルダのセットアップ
- アーカイブの整理
- 繰り返し発生する制作ワークフロー
含まれないもの
- 法律に関する助言
- 法的文書の起案
- 法律調査
- 法的レビュー
- 専門家による認証
- 裁判所での代理
- 提出の保証
- 秘匿特権の判断
- 規制当局の承認
- 証拠の評価
- 標準でのファイルの永久的な保管
対象となる事務所
文書の制作と整理に、より一貫した対応が必要な事務所のために。
個人で開業する弁護士小規模な法律事務所拡大中の法律事務所企業の法務部門法務コンサルタント文書制作の専任スタッフがいない事務所資料一式の作成や印刷を繰り返し行う事務所紙とデジタルのファイル構成の見直しを進める事務所ウェブサイト、Tumpe Mail、事務書式が必要な事務所
サービスの構成
繰り返し発生する業務を中心に、サポートをまとめています。
テンプレートと標準ルール
- 事務所で承認済みのテンプレート
- レターヘッド
- 表紙ページ
- 索引の書式
- 案件番号の表記ルール
- ファイル命名ルール
- 文書ステータスの表記
- 事務チェックリスト
案件ファイルの整理
記録管理に関する法令上のコンプライアンスを意味するものではありません。
- フォルダ構成
- 文書台帳
- 命名ルール
- 下書きと最終版の区分
- 往復文書フォルダ
- 顧客から提供されたファイルの整理
- アーカイブの構成
スキャンとアーカイブのワークフロー
認証されたデジタル化をうたうものではありません。
- スキャンの調整
- スキャン単位の命名
- 所定フォルダへの格納
- 索引の作成
- 読みやすさの確認
- 定めたアーカイブ構成
- 合意した保存期間と削除の手順
ビジネス基盤
- 法律事務所のウェブサイト
- ビジネスメール
- 共有フォルダの構成
- 顧客受付用の事務書式
- 社内申請書式
- テンプレートの自動化
- 基本的なワークフローのリマインダー
契約モデル
1件だけの利用も、継続的なワークフローの維持も。
単発の法務文書サポート
特定の資料一式、大量の印刷、書式の整形、テンプレート、スキャン作業、フォルダ整理、ウェブサイトやメールのセットアップ、事務書式などに対応します。
- 特定の資料一式
- 大量の印刷
- 文書の書式整形
- テンプレートの作成
- 範囲を定めたスキャン作業
- 案件フォルダの整理
- ウェブサイトまたはメールのセットアップ
- 事務書式
法務文書ワークフローの継続サポート
文書の制作、ファイル整理、印刷、テンプレート、スキャン、アーカイブ、ウェブサイト、メール、事務書式を繰り返し必要とする事務所向けです。
- 文書の書式整形
- 印刷
- 資料一式の作成
- テンプレートの保守
- ファイルの整理
- スキャン
- アーカイブ作業
- ウェブサイトの更新
- メールサポート
- 事務書式
進め方
取り扱いと責任の確認から始まる進め方。
作業を始める前に、文書の種類、必要な成果物、締め切り、責任を持つ法務レビュー担当者、機密レベル、承認された受け渡し方法、アクセス権限、保管場所、保存期間、削除の考え方、印刷の要件、承認プロセス、配送または受け取りの方法を事務所側で確認してください。
初期の要件確認
機密性と取り扱い方法の相談
範囲と責任の確認
承認された連絡・受け渡し方法
文書の受け取り
事務的な準備または制作
事務所による確認と承認
印刷、ファイル構成、またはデジタルでの実装
合意に基づく返却、保管、または削除
引き受けた範囲での継続的な維持
以下を中心に範囲を確認します。
文書の種類必要な成果物締め切り責任を持つ法務レビュー担当者機密レベル承認された受け渡し方法アクセス権限保管場所保存期間削除の考え方印刷の要件承認プロセス配送または受け取りの方法
想定される成果物
成果物は、範囲に応じて次のようなものが考えられます。
書式を整えた文書ページ番号を付けた資料一式文書の索引印刷用PDF製本した文書事務所承認済みのテンプレートファイル命名ガイド案件フォルダの構成文書台帳スキャンした文書一式アーカイブ索引事務書式ウェブサイトの更新ビジネスメールのセットアップ共有フォルダの構成ワークフローに関する提案再印刷用の仕様書
取り扱いの枠組み
ファイルを共有する前に、機密性と取り扱い方法に合意する必要があります。
必要最小限の情報
合意した事務作業に必要なファイルと情報だけを共有してください。
合意した受け渡し方法
受け渡し方法は、文書の種類、機密性、緊急度、利用できる管理手段に応じて選ぶ必要があります。
アクセス
アクセスは、合意した作業の遂行に必要な担当者だけに限定してください。
保管と保存期間
該当する場合は、保管場所、バックアップ、保存期間、返却、削除について合意する必要があります。
事務所側の責任
秘匿特権、適法な開示、職業上の義務、顧客の同意、法的な正確性、最終的な承認については、事務所が責任を負います。
限界事項
Tumpe Techは、別途書面で定めて確認された場合を除き、法務分野のセキュリティ認証、秘匿特権の保護、専門的な記録管理のコンプライアンスをうたうものではありません。
関連サービス
法務文書ワークフローに関連するおすすめのページ。
よくあるご質問
法務文書ワークフローサポートに関するご質問。
通常の印刷と何が違いますか?
通常の印刷は物理的な成果物を制作します。法務文書ワークフローサポートでは、それに加えて書式の整形、索引、テンプレート、フォルダ構成、スキャンの調整、繰り返し業務のサポートまで含められます。
Tumpe Techは訴状や契約書を作成できますか?
いいえ。Tumpe Techは、法的文書の起案、助言、調査、法的レビューは行いません。
弁護士が作成した文書の書式を整えてもらえますか?
はい。合意した範囲と取り扱い手順を条件に対応します。内容、正確性、承認については、責任を持つ法務の専門家が引き続き責任を負います。
法廷資料のページ番号の付与と索引作成を依頼できますか?
はい。ページ番号の付与と索引作成は、事務的な文書制作業務として範囲を定められます。
案件フォルダを整理してもらえますか?
はい。フォルダ構成、命名、アクセス、機密性、取り扱いの要件について事務所が合意することを前提に対応します。
古い法務ファイルのスキャンとアーカイブを依頼できますか?
範囲を定めた単位であれば、スキャンとアーカイブの進め方をご相談いただけます。保存期間、索引、削除、取り扱い方法は、ファイルを共有する前に合意する必要があります。
ファイルを永久に保管してもらえますか?
永久的な保管は前提としていません。保管や保存期間を設ける場合は、明確に合意する必要があります。
毎月の継続サポートは利用できますか?
はい。繰り返し発生する書式整形、印刷、資料一式の作成、テンプレート、ファイル整理、スキャン、アーカイブ作業、ウェブサイトの更新、メールサポート、書式について、継続サポートの範囲を定められます。
機密文書をメールで送ってもよいですか?
まず機密性と取り扱いの要件をご相談ください。すべての文書の種類にメールが適しているとは限りません。
機密文書をWhatsAppで送ってもよいですか?
まず文書の種類と取り扱いの要件をご相談ください。機密性の高い法務文書にWhatsAppが適しているとは限りません。
どのようなセキュリティ対策がありますか?
取り扱い、保管、アクセス、保存期間、削除の具体的な方法は、個別に合意する必要があります。法務分野のセキュリティ認証を意味するものではありません。
Tumpe Techは秘匿特権を維持しますか?
秘匿特権、適法な開示、職業上の義務、顧客の同意については、事務所が責任を負います。
文書を裁判所に提出してもらえますか?
提出は事務所の責任です。別途の配送手配を検討する場合でも、適法であり、合意され、特定の案件について確認されている必要があります。
法務用のテンプレートを作成できますか?
事務用のテンプレート、事務所が承認した書式、索引、表紙ページ、命名ルールは範囲に含められます。法的な内容とその承認は事務所に残ります。
作業完了後、ファイルはどうなりますか?
返却、保管、保存、削除のいずれにするかは、作業を始める前に合意してください。
どのくらいで作業を始められますか?
時期は、範囲、機密性、ファイルの準備状況、ページ数、締め切り、取り扱い体制によって変わります。
次のステップ
事務所で無理なく続けられる法務文書のプロセスをつくりましょう。
まずは、文書の種類、制作の負荷、現在のファイル構成、機密性の要件、印刷の必要性、事務所に残る責任範囲をご共有ください。
印刷のみをご希望ですか? 法務書類の印刷を依頼する。