Production de documents
- Mise en forme
- Pagination
- Indexation
- Couvertures
- Séparateurs
- Étiquettes
- Vérifications des fichiers prêts à l'impression
- Impression
- Reliure
- Coordination des copies multiples
Assistance pour les flux de travail documentaires juridiques
Une assistance concrète autour de vos flux de travail juridiques.
L'assistance pour les flux de travail documentaires juridiques aide les cabinets d'avocats à améliorer la préparation et la production des documents, les structures de classement, les modèles, les processus de numérisation, la coordination de l'impression et l'infrastructure numérique de l'entreprise, sans remplacer les professionnels du droit.
Réservez un bilan de vos flux de travail documentaires juridiquesDemander une assistance pour un travail documentaire en cours
Discutez des exigences de confidentialité et de traitement des documents avant d'envoyer des fichiers.
Définition
Ce que recouvre l'assistance pour les flux de travail documentaires juridiques.
Ce service porte sur le processus administratif et de production qui entoure les documents juridiques. Il aide les cabinets d'avocats à gagner en cohérence, sans remplacer les professionnels du droit ni leurs décisions juridiques.
Cela peut comprendre
- Mise en forme
- Pagination
- Indexation
- Production d'impression
- Structures de dossiers
- Nommage des fichiers
- Modèles
- Registres de documents
- Coordination de la numérisation
- Formulaires administratifs
- Assistance site web et email
- Configuration de dossiers cloud
- Organisation des archives
- Flux de production récurrents
Cela ne comprend pas
- Conseil juridique
- Rédaction juridique
- Recherche juridique
- Révision juridique
- Certification professionnelle
- Représentation devant les tribunaux
- Garanties de dépôt
- Détermination du secret professionnel
- Approbation réglementaire
- Évaluation des preuves
- Garde permanente des fichiers par défaut
Pour qui
Pour les cabinets qui ont besoin d'une production et d'une organisation documentaires plus cohérentes.
Avocats indépendantsPetits cabinets d'avocatsCabinets juridiques en croissanceServices juridiques internesConsultants juridiquesCabinets sans personnel dédié à la production documentaireCabinets ayant des besoins récurrents en dossiers et en impressionCabinets modernisant leurs structures de fichiers papier et numériquesCabinets ayant besoin de sites web, de Tumpe Mail ou de formulaires administratifs
Composantes du service
L'assistance peut s'organiser autour des tâches qui se répètent.
Modèles et normes
- Modèles approuvés du cabinet
- Papiers à en-tête
- Pages de couverture
- Formats d'index
- Conventions de référence d'affaire
- Règles de nommage des fichiers
- Étiquettes de statut des documents
- Listes de contrôle administratives
Organisation des dossiers d'affaires
Aucune conformité en matière de gestion des archives juridiques n'est sous-entendue.
- Structures de dossiers
- Registres de documents
- Conventions de nommage
- Séparation des brouillons et des versions finales
- Dossiers de correspondance
- Organisation des fichiers fournis par le client
- Structures d'archivage
Flux de numérisation et d'archivage
Aucune numérisation certifiée n'est revendiquée.
- Coordination de la numérisation
- Nommage des lots
- Placement dans les dossiers
- Création d'index
- Contrôles de lisibilité
- Structures d'archivage définies
- Étapes de conservation et de suppression convenues
Infrastructure professionnelle
- Site web de cabinet d'avocats
- Email professionnel
- Structure de dossiers partagés
- Formulaires d'accueil administratifs
- Formulaires de demande interne
- Automatisation des modèles
- Rappels de flux de travail de base
Formules de collaboration
Pour un seul travail, ou pour entretenir un flux de travail récurrent.
Assistance documentaire juridique ponctuelle
Pour un dossier précis, un travail d'impression important, un besoin de mise en forme, un modèle, un lot de numérisation, le nettoyage d'un dossier, la configuration d'un site web ou d'un email, ou un formulaire administratif.
- Dossier précis
- Travail d'impression important
- Mise en forme de documents
- Création de modèles
- Lot de numérisation défini
- Nettoyage des dossiers d'affaires
- Configuration d'un site web ou d'un email
- Formulaire administratif
Assistance continue pour les flux de travail documentaires juridiques
Pour les cabinets ayant des besoins récurrents de production documentaire, de classement, d'impression, de modèles, de numérisation, d'archivage, de site web, d'email ou de formulaires administratifs.
- Mise en forme de documents
- Impression
- Production de dossiers
- Maintenance des modèles
- Organisation des fichiers
- Numérisation
- Travail d'archivage
- Mises à jour du site web
- Assistance email
- Formulaires administratifs
Comment ça marche
Un processus qui commence par le traitement des documents et les responsabilités.
Avant le début du travail, le cabinet doit confirmer le type de document, le résultat attendu, l'échéance, le réviseur juridique responsable, le niveau de sensibilité, le canal de transfert approuvé, les autorisations d'accès, le lieu de stockage, la période de conservation, les attentes en matière de suppression, les exigences d'impression, le processus d'approbation et les modalités de livraison ou de retrait.
Revue initiale des besoins
Discussion sur la sensibilité et le traitement
Confirmation du périmètre et des responsabilités
Méthode de communication et de transfert approuvée
Réception des documents
Préparation administrative ou production
Révision et approbation par le cabinet
Impression, structure de classement ou mise en œuvre numérique
Retour, conservation ou suppression selon l'accord
Maintenance continue lorsque la formule est retenue
Le périmètre est confirmé sur les points suivants :
Type de documentRésultat attenduÉchéanceRéviseur juridique responsableNiveau de sensibilitéCanal de transfert approuvéAutorisations d'accèsLieu de stockagePériode de conservationAttentes en matière de suppressionExigences d'impressionProcessus d'approbationModalités de livraison ou de retrait
Livrables possibles
Selon le périmètre, les livrables peuvent comprendre les éléments suivants.
Document mis en formeDossier paginéIndex de documentsPDF prêt à l'impressionCopies reliéesModèle approuvé du cabinetGuide de nommage des fichiersStructure de dossiers d'affairesRegistre de documentsLot numériséIndex d'archivesFormulaire administratifMise à jour du site webConfiguration de l'email professionnelStructure de dossiers partagésRecommandations de flux de travailSpécification de réimpression enregistrée
Cadre de traitement
La confidentialité et les modalités de traitement doivent être convenues avant tout partage de fichiers.
Information minimale nécessaire
Seuls les fichiers et informations requis pour la tâche administrative convenue doivent être partagés.
Canaux convenus
La méthode de transfert doit être choisie en fonction du type de document, de la sensibilité, de l'urgence et des contrôles disponibles.
Accès
L'accès doit être limité aux personnes nécessaires à la réalisation du travail convenu.
Stockage et conservation
Le lieu de stockage, les sauvegardes, la période de conservation, le retour et la suppression doivent être convenus le cas échéant.
Responsabilité du client
Le cabinet demeure responsable du secret professionnel, de la divulgation licite, des obligations professionnelles, du consentement du client, de l'exactitude juridique et de l'approbation finale.
Limites
Tumpe Tech ne revendique aucune certification de sécurité propre au secteur juridique, ni la protection du secret professionnel, ni une conformité professionnelle en matière de gestion des archives, sauf si cela est documenté et vérifié séparément.
Services liés
Des services utiles en lien avec les flux de travail documentaires juridiques.
FAQ
Questions fréquentes sur l'assistance pour les flux de travail documentaires juridiques.
En quoi cela diffère-t-il de l'impression ordinaire ?
L'impression ordinaire produit le résultat physique. L'assistance pour les flux de travail documentaires juridiques peut aussi comprendre la mise en forme, l'indexation, les modèles, les structures de dossiers, la coordination de la numérisation et l'assistance sur les flux de travail récurrents.
Tumpe Tech peut-il rédiger des actes de procédure ou des contrats ?
Non. Tumpe Tech ne fournit ni rédaction juridique, ni conseil, ni recherche, ni révision juridique.
Tumpe Tech peut-il mettre en forme des documents rédigés par un avocat ?
Oui, sous réserve du périmètre et des procédures de traitement convenus. Le professionnel du droit responsable demeure responsable du contenu, de l'exactitude et de l'approbation.
Tumpe Tech peut-il paginer et indexer un dossier judiciaire ?
Oui. La pagination et l'indexation peuvent être définies comme un travail administratif de production documentaire.
Tumpe Tech peut-il organiser les dossiers d'affaires ?
Oui, lorsque le cabinet convient de la structure des dossiers, du nommage, de l'accès, de la sensibilité et des exigences de traitement.
Tumpe Tech peut-il numériser et archiver d'anciens dossiers juridiques ?
Les flux de numérisation et d'archivage peuvent être discutés pour des lots définis. La conservation, l'indexation, la suppression et le traitement doivent être convenus avant le partage des fichiers.
Tumpe Tech peut-il stocker des fichiers de façon permanente ?
Aucune garde permanente n'est présumée. Tout stockage ou toute conservation doit être explicitement convenu.
Une assistance mensuelle continue est-elle proposée ?
Oui. Une assistance continue peut être définie pour la mise en forme récurrente, l'impression, la production de dossiers, les modèles, l'organisation des fichiers, la numérisation, le travail d'archivage, les mises à jour du site web, l'assistance email ou les formulaires.
Des documents confidentiels peuvent-ils être envoyés par email ?
Discutez d'abord de la sensibilité et des exigences de traitement. L'email ne doit pas être présumé adapté à tous les types de documents.
Des documents confidentiels peuvent-ils être envoyés par WhatsApp ?
Discutez d'abord du type de document et des exigences de traitement. WhatsApp ne doit pas être présumé adapté aux documents juridiques confidentiels.
Quelles protections de sécurité sont prévues ?
Les modalités précises de traitement, de stockage, d'accès, de conservation et de suppression doivent être convenues. Aucune certification de sécurité propre au secteur juridique n'est sous-entendue.
Tumpe Tech préserve-t-il le secret professionnel ?
Le cabinet demeure responsable du secret professionnel, de la divulgation licite, des obligations professionnelles et du consentement du client.
Tumpe Tech peut-il déposer des documents au tribunal ?
Le dépôt demeure la responsabilité du cabinet, sauf si une logistique distincte est étudiée, licite, convenue et confirmée pour une affaire précise.
Tumpe Tech peut-il créer des modèles juridiques ?
Des modèles administratifs, des formats approuvés par le cabinet, des index, des pages de couverture et des règles de nommage peuvent être définis. Le contenu juridique et l'approbation restent du ressort du cabinet.
Que deviennent les fichiers une fois le travail terminé ?
Le retour, la conservation, le stockage ou la suppression doivent être convenus avant le début du travail.
À quelle vitesse le travail peut-il commencer ?
Le délai dépend du périmètre, de la sensibilité, de l'état de préparation des fichiers, du volume de pages, de l'échéance et des modalités de traitement disponibles.
Étape suivante
Mettez en place un processus documentaire juridique que votre cabinet pourra appliquer de façon constante.
Commencez par un bilan des types de documents, de la charge de production, de la structure de classement actuelle, des exigences de confidentialité, des besoins d'impression et des responsabilités conservées par le cabinet.
Impression uniquement ? Demander une impression de documents juridiques