Documentproductie
- Opmaak
- Paginering
- Indexering
- Omslagen
- Tabbladen
- Etiketten
- Controle op drukklare bestanden
- Drukwerk
- Binding
- Coördinatie van meerdere exemplaren
Ondersteuning bij juridische documentwerkstromen
Praktische ondersteuning bij de werkstroom rond juridische documenten.
Ondersteuning bij juridische documentwerkstromen helpt advocatenkantoren om het voorbereiden en produceren van documenten, dossierstructuren, sjablonen, scanprocessen, de coördinatie van drukwerk en de digitale bedrijfsinfrastructuur te verbeteren, zonder juridische professionals te vervangen.
Plan een beoordeling van uw juridische documentwerkstroomVraag ondersteuning voor een lopende documentopdracht
Bespreek de vertrouwelijkheid en de verwerkingsvereisten voordat u bestanden verstuurt.
Definitie
Wat ondersteuning bij juridische documentwerkstromen inhoudt.
Deze dienst richt zich op het administratieve en productieproces rond juridische documenten. Zo kunnen advocatenkantoren consistenter werken, zonder dat juridische professionals of juridische besluitvorming worden vervangen.
Dit kan bestaan uit
- Opmaak
- Paginering
- Indexering
- Productie van drukwerk
- Mapstructuren
- Naamgeving van bestanden
- Sjablonen
- Documentregisters
- Coördinatie van scannen
- Administratieve formulieren
- Ondersteuning voor website en e-mail
- Instellen van cloudmappen
- Ordening van het archief
- Terugkerende productiewerkstromen
Dit valt er niet onder
- Juridisch advies
- Opstellen van juridische stukken
- Juridisch onderzoek
- Juridische beoordeling
- Professionele certificering
- Procesvertegenwoordiging
- Garanties bij het indienen van stukken
- Vaststelling van het verschoningsrecht
- Goedkeuring door overheidsinstanties
- Beoordeling van bewijs
- Permanente bewaring van bestanden als standaard
Voor wie
Voor kantoren die consistenter documenten willen produceren en ordenen.
Advocaten met een eigen praktijkKleine advocatenkantorenGroeiende juridische praktijkenJuridische afdelingen van bedrijvenJuridische consultantsKantoren zonder eigen medewerkers voor documentproductieKantoren met terugkerende behoefte aan bundels en drukwerkPraktijken die papieren en digitale bestandsstructuren moderniserenKantoren die websites, Tumpe Mail of administratieve formulieren nodig hebben
Onderdelen van de dienst
De ondersteuning kan worden opgebouwd rond het werk dat zich herhaalt.
Sjablonen en standaarden
- Goedgekeurde kantoorsjablonen
- Briefpapier
- Voorbladen
- Indexformaten
- Conventies voor zaakreferenties
- Regels voor bestandsnamen
- Labels voor de documentstatus
- Administratieve checklists
Ordening van zaakmappen
Er wordt geen naleving van voorschriften voor juridisch recordbeheer gesuggereerd.
- Mapstructuren
- Documentregisters
- Naamgevingsafspraken
- Scheiding van concept en definitief
- Correspondentiemappen
- Ordening van door de cliënt aangeleverde bestanden
- Archiefstructuren
Werkstromen voor scannen en archiveren
Er wordt niet geclaimd dat het om gecertificeerde digitalisering gaat.
- Coördinatie van scannen
- Naamgeving van batches
- Plaatsing in mappen
- Indexen aanmaken
- Kwaliteitscontroles op leesbaarheid
- Vastgelegde archiefstructuren
- Afgesproken stappen voor bewaring en verwijdering
Bedrijfsinfrastructuur
- Website voor het advocatenkantoor
- Zakelijke e-mail
- Structuur van gedeelde mappen
- Administratieve intakeformulieren
- Interne aanvraagformulieren
- Sjabloonautomatisering
- Eenvoudige herinneringen voor werkstromen
Vormen van samenwerking
Voor één opdracht, of om een terugkerende werkstroom te onderhouden.
Eenmalige juridische documentondersteuning
Voor een specifieke bundel, een grote drukwerkopdracht, een opmaakvereiste, een sjabloon, een scanbatch, het opruimen van mappen, het instellen van een website of e-mail, of een administratief formulier.
- Specifieke bundel
- Grote drukwerkopdracht
- Opmaak van documenten
- Sjablonen maken
- Afgebakende scanbatch
- Zaakmappen opruimen
- Website of e-mail instellen
- Administratief formulier
Doorlopende ondersteuning bij juridische documentwerkstromen
Voor kantoren met terugkerende behoefte aan documentproductie, dossierordening, drukwerk, sjablonen, scannen, archief, website, e-mail of administratieve formulieren.
- Opmaak van documenten
- Drukwerk
- Productie van bundels
- Onderhoud van sjablonen
- Ordening van bestanden
- Scannen
- Archiefwerk
- Website-updates
- E-mailondersteuning
- Administratieve formulieren
Hoe het werkt
Een proces dat begint bij verwerking en verantwoordelijkheid.
Voordat het werk begint, bevestigt het kantoor het documenttype, het vereiste resultaat, de deadline, de verantwoordelijke juridische beoordelaar, het gevoeligheidsniveau, het goedgekeurde overdrachtskanaal, de toegangsrechten, de opslaglocatie, de bewaartermijn, de verwachtingen rond verwijdering, de drukwerkvereisten, het goedkeuringsproces en de afspraak over levering of ophalen.
Eerste inventarisatie van de behoefte
Gesprek over gevoeligheid en verwerking
Vastleggen van scope en verantwoordelijkheden
Goedgekeurd communicatie- en overdrachtskanaal
Ontvangst van documenten
Administratieve voorbereiding of productie
Beoordeling en goedkeuring door het kantoor
Drukwerk, dossierstructuur of digitale uitvoering
Teruggave, bewaring of verwijdering volgens afspraak
Doorlopend onderhoud waar dat is afgesproken
De scope wordt afgestemd op:
DocumenttypeGewenst resultaatDeadlineVerantwoordelijke juridische beoordelaarGevoeligheidsniveauGoedgekeurd overdrachtskanaalToegangsrechtenOpslaglocatieBewaartermijnVerwachtingen rond verwijderingDrukwerkvereistenGoedkeuringsprocesAfspraak over levering of ophalen
Mogelijke resultaten
Afhankelijk van de scope kan het gaan om het volgende.
Opgemaakt documentGepagineerde bundelDocumentindexDrukklare PDFIngebonden exemplarenGoedgekeurd kantoorsjabloonRichtlijnen voor bestandsnamenStructuur van zaakmappenDocumentregisterGescande batchArchiefindexAdministratief formulierWebsite-updateInstellen van zakelijke e-mailStructuur van gedeelde mappenAanbevelingen voor de werkstroomVastgelegde specificatie voor terugkerend drukwerk
Kader voor verwerking
Vertrouwelijkheid en verwerking moeten worden afgesproken voordat bestanden worden gedeeld.
Alleen noodzakelijke informatie
Deel alleen de bestanden en informatie die nodig zijn voor de afgesproken administratieve taak.
Afgesproken kanalen
De manier van overdragen kiest u op basis van het documenttype, de gevoeligheid, de urgentie en de beschikbare beveiligingsmogelijkheden.
Toegang
Toegang blijft beperkt tot de mensen die nodig zijn om het afgesproken werk uit te voeren.
Opslag en bewaring
Opslaglocatie, back-ups, bewaartermijn, teruggave en verwijdering moeten waar van toepassing worden afgesproken.
Verantwoordelijkheid van de cliënt
Het kantoor blijft verantwoordelijk voor het verschoningsrecht, rechtmatige openbaarmaking, professionele verplichtingen, toestemming van de cliënt, juridische juistheid en definitieve goedkeuring.
Beperkingen
Tumpe Tech claimt geen beveiligingscertificering voor de juridische sector, bescherming van het verschoningsrecht of naleving van professionele recordbeheervereisten, tenzij dat apart is vastgelegd en geverifieerd.
Gerelateerde diensten
Nuttige pagina's die aansluiten op de juridische documentwerkstroom.
FAQ
Vragen over ondersteuning bij juridische documentwerkstromen.
Hoe verschilt dit van gewoon drukwerk?
Gewoon drukwerk levert het fysieke eindproduct. Ondersteuning bij juridische documentwerkstromen kan ook opmaak, indexering, sjablonen, mapstructuren, coördinatie van scannen en ondersteuning bij terugkerende werkstromen omvatten.
Kan Tumpe Tech processtukken of contracten opstellen?
Nee. Tumpe Tech stelt geen juridische stukken op en geeft geen juridisch advies, juridisch onderzoek of juridische beoordeling.
Kan Tumpe Tech documenten opmaken die een advocaat heeft opgesteld?
Ja, binnen de afgesproken scope en verwerkingsafspraken. De verantwoordelijke juridische professional blijft verantwoordelijk voor de inhoud, de juistheid en de goedkeuring.
Kan Tumpe Tech een gerechtelijke bundel pagineren en indexeren?
Ja. Paginering en indexering kunnen worden afgebakend als administratieve ondersteuning bij documentproductie.
Kan Tumpe Tech zaakmappen ordenen?
Ja, als het kantoor instemt met de mapstructuur, de naamgeving, de toegang, de gevoeligheid en de verwerkingsvereisten.
Kan Tumpe Tech oude juridische bestanden scannen en archiveren?
Werkstromen voor scannen en archiveren zijn bespreekbaar voor afgebakende batches. Bewaring, indexering, verwijdering en verwerking moeten worden afgesproken voordat bestanden worden gedeeld.
Kan Tumpe Tech bestanden permanent opslaan?
Permanente bewaring wordt niet automatisch aangenomen. Opslag of bewaring moet altijd expliciet worden afgesproken.
Is er doorlopende maandelijkse ondersteuning mogelijk?
Ja. Doorlopende ondersteuning kan worden afgebakend voor terugkerende opmaak, drukwerk, productie van bundels, sjablonen, ordening van bestanden, scannen, archiefwerk, website-updates, e-mailondersteuning of formulieren.
Kunnen vertrouwelijke documenten via e-mail worden verstuurd?
Bespreek eerst de gevoeligheid en de verwerkingsvereisten. Ga er niet van uit dat e-mail geschikt is voor elk documenttype.
Kunnen vertrouwelijke documenten via WhatsApp worden verstuurd?
Bespreek eerst het documenttype en de verwerkingsvereisten. Ga er niet van uit dat WhatsApp geschikt is voor vertrouwelijke juridische documenten.
Welke beveiligingsmaatregelen worden geboden?
Er moeten concrete afspraken worden gemaakt over verwerking, opslag, toegang, bewaring en verwijdering. Er wordt geen beveiligingscertificering voor de juridische sector gesuggereerd.
Waarborgt Tumpe Tech het verschoningsrecht?
Het kantoor blijft verantwoordelijk voor het verschoningsrecht, rechtmatige openbaarmaking, professionele verplichtingen en toestemming van de cliënt.
Kan Tumpe Tech documenten bij de rechtbank indienen?
Het indienen van stukken blijft de verantwoordelijkheid van het kantoor, tenzij aparte logistiek wordt besproken, rechtmatig is, wordt afgesproken en voor een specifieke zaak wordt bevestigd.
Kan Tumpe Tech juridische sjablonen maken?
Administratieve sjablonen, door het kantoor goedgekeurde formaten, indexen, voorbladen en naamgevingsregels kunnen worden afgebakend. De juridische inhoud en de goedkeuring blijven bij het kantoor.
Wat gebeurt er met de bestanden nadat het werk is afgerond?
Teruggave, bewaring, opslag of verwijdering moet worden afgesproken voordat het werk begint.
Hoe snel kan het werk beginnen?
De planning hangt af van de scope, de gevoeligheid, de staat van de bestanden, het aantal pagina's, de deadline en de beschikbare verwerkingsafspraken.
Volgende stap
Zet een juridisch documentproces op dat uw kantoor keer op keer kan gebruiken.
Begin met een beoordeling van de documenttypen, de productiewerkdruk, de huidige dossierstructuur, de vertrouwelijkheidsvereisten, de drukwerkbehoeften en de verantwoordelijkheden die bij het kantoor blijven.
Alleen drukwerk? Vraag juridisch drukwerk aan.