Belangrijke informatie staat verspreid over losse spreadsheets, papieren dossiers, e-mailthreads, laptops en telefoons.
Softwaresystemen
Praktische softwaresystemen voor bedrijfsprocessen.
Tumpe Tech ontwikkelt software waarmee Zambiaanse organisaties informatie ordenen, terugkerend werk beheren, handmatige processen verminderen en documenten, medewerkers, klanten en rapportage met elkaar verbinden.
Positionering
Zet terugkerend, versnipperd of papierintensief werk om in praktische systemen.
Het gaat niet om technologie omwille van de technologie. Het doel is betere ordening, sneller terugvinden, duidelijkere verantwoordelijkheid, minder handmatige fouten, betere rapportage en werkstromen die mensen echt kunnen gebruiken.
- Belangrijke informatie staat verspreid over losse spreadsheets, papieren dossiers, e-mailthreads, laptops en telefoons.
- Medewerkers voeren dezelfde gegevens meerdere keren in, omdat de tools niet met elkaar zijn verbonden.
- Papieren formulieren en ondertekende documenten zijn lastig terug te vinden wanneer een klant, manager, auditor of projectteam ze nodig heeft.
- Rapportages kosten te veel tijd, omdat informatie handmatig moet worden verzameld en opgeschoond.
- Het is onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is, waardoor het werk afhangt van het geheugen of het persoonlijke archiveringssysteem van één medewerker.
Opgeloste problemen
Software is nuttig wanneer het echte operationele frictie wegneemt.
Medewerkers voeren dezelfde gegevens meerdere keren in, omdat de tools niet met elkaar zijn verbonden.
Papieren formulieren en ondertekende documenten zijn lastig terug te vinden wanneer een klant, manager, auditor of projectteam ze nodig heeft.
Rapportages kosten te veel tijd, omdat informatie handmatig moet worden verzameld en opgeschoond.
Het is onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is, waardoor het werk afhangt van het geheugen of het persoonlijke archiveringssysteem van één medewerker.
Bestaande software is te ingewikkeld, wordt onvoldoende gebruikt of sluit niet aan op de werkstroom van de organisatie.
Back-ups, toegangsniveaus en verantwoordelijkheid voor bedrijfsinformatie zijn onduidelijk.
Voorbeelden van systemen
Voorbeelden van systemen die we rond een echt bedrijfsproces kunnen afbakenen.
Dit zijn voorbeelden van mogelijke opdrachten, geen kant-en-klare beloften dat elk systeem al bestaat of dat software op maat altijd de beste keuze is.
Systemen voor klantbeheerRegistratiesystemenBoekings- en afsprakensystemenDossier- en documentbeheerInventaris- en voorraadsystemenBijhouden van medewerkers en takenRegistratiesystemen voor evenementenDashboards voor rapportageInterne administratieve portalenBijhouden van zaken of dossiersBijhouden van projectdocumentenSystemen voor trainingsbeheerSystemen voor klinieken of praktijkenWerkstromen voor het vastleggen van betalingenAutomatisering van werkstromenTools voor gegevensimport en -export
Vormen van samenwerking
Het juiste antwoord is misschien software op maat, een geconfigureerd hulpmiddel of een kleinere verbetering.
Het juiste hulpmiddel voor het probleem
- Software op maat ontwikkelen
- Een bestaand systeem configureren
- Een bestaande applicatie verbeteren
- Kleine interne tools
Verbind het werk
- Integratie tussen bestaande systemen
- Automatisering van werkstromen
- Tools voor gegevensimport en -export
- Koppelingen met website en e-mail
Maak informatie bruikbaar
- Gegevensmigratie
- Dossiers ordenen
- Rapportage en dashboards
- Documenten bijhouden
Ondersteun het echte gebruik
- Training van gebruikers
- Onderhoud
- Problemen oplossen
- Verbeteringen in fasen
Het traject
Begin klein genoeg om het nut te bewijzen en verbeter daarna op basis van het echte gebruik.
We bevestigen de scope rond gebruikers, rollen, gegevens, rapporten, deadlines, eisen voor de uitrol, verantwoordelijkheden voor ondersteuning en de kleinste bruikbare eerste versie.
Breng het huidige werkproces in kaart
Stel het werkelijke operationele probleem vast
Bepaal gebruikers, rollen en verantwoordelijkheden
Geef prioriteit aan de kleinste bruikbare eerste versie
Bevestig de eisen voor gegevens en rapportage
Ontwerpen en bouwen
Testen met representatieve gebruikers
De afgesproken bestaande gegevens importeren
Gebruikers trainen
Uitrollen
Ondersteunen en verbeteren op basis van het echte gebruik
Belangrijke grenzen
Softwareprojecten verlopen het best wanneer de grenzen duidelijk zijn voordat we beginnen met bouwen.
- Softwareprojecten vragen om een goed afgebakende scope.
- Nieuwe wensen kunnen de kosten en de planning veranderen.
- Gegevensmigratie hangt af van de kwaliteit van de brongegevens.
- Diensten van derden kunnen aparte kosten met zich meebrengen.
- Hosting, back-ups, e-mail, sms, betaalproviders en domeindiensten kunnen terugkerende kosten hebben.
- Beveiliging kan worden versterkt, maar kan nooit volledig worden gegarandeerd.
- Gebruikers blijven verantwoordelijk voor rechtmatig en gepast gebruik.
- Naleving van wet- en regelgeving en van beroepsnormen moet door de klant en de relevante specialisten worden bevestigd.
- Software lost slechte interne processen niet automatisch op.
- Training en adoptie blijven belangrijk.
- Doorlooptijden hangen af van bevestigde eisen.
Uitrolopties
De uitrol hangt af van de werkstroom, de gebruikers, de infrastructuur en het ondersteuningsmodel.
In de cloud
Handig wanneer teams vanaf verschillende locaties toegang nodig hebben en er afgesproken internetverbinding beschikbaar is.
Gehost bij de organisatie
Geschikt wanneer de organisatie al infrastructuur beheert en het systeem binnen de eigen omgeving wil hosten.
Lokaal op eigen servers
Bespreken we wanneer lokale controle, netwerkomstandigheden of interne richtlijnen dit vereisen.
Hybride
Mogelijk wanneer sommige gegevens of werkstromen lokaal toegankelijk moeten zijn terwijl andere diensten online blijven.
Offline of op een lokaal netwerk
Alleen overwogen wanneer dit technisch past bij de werkstroom en het ondersteuningsmodel.
Gerelateerde diensten
Systemen sluiten van nature aan op documenten, websites, e-mail, opslag en rapportage.
Veelgestelde vragen
Vragen over softwaresystemen.
Is software op maat altijd het beste antwoord?
Nee. Als een betrouwbaar bestaand systeem het probleem verstandiger oplost, kan Tumpe Tech aanbevelen om dat aan te passen of te configureren in plaats van alles vanaf nul te bouwen.
Kan Tumpe Tech een bestaand systeem verbeteren?
Ja, wanneer toegang, eigendom, technologie, scope en risico een praktische verbetering toelaten. Eerst is een beoordeling nodig voordat we toezeggingen doen.
Kunnen oude spreadsheetgegevens worden geïmporteerd?
Vaak wel, maar de migratie hangt af van de kwaliteit, consistentie, volledigheid en structuur van de brongegevens.
Is er ondersteuning inbegrepen bij softwaresystemen?
Ondersteuning kan worden afgesproken als een aparte doorlopende regeling voor onderhoud, wijzigingen, hulp aan gebruikers, hosting, back-ups en verbeteringen.
Volgende stap
Bespreek eerst het proces voordat u beslist wat u laat bouwen.
Begin met uw huidige werkstroom, gebruikers, dossiers, rapporten, tools, gegevenskwaliteit, voorkeur voor uitrol, deadline en budgetverwachtingen.