员工使用不同的文件版本
常见困扰
文件问题很少只停留在一个部门。
如果模板、文件、印刷任务、网站、邮箱和存储各管各的、出了问题才临时处理，周期性文件工作就会越来越吃力。
报告和提案反复重新排版
模板存放在个人电脑上
重要文件仅通过邮箱或 WhatsApp 分享
印刷供应商收到不完整或有误的文件
手册和表格逐渐过时
企业邮箱和网站出了问题才处理
共享文件夹没有统一的结构
以往项目材料难以查找
归档资料存放时没有索引
只有一名员工知道文件放在哪里
多家供应商各管一块，缺乏协调
机构文件生命周期
从创建到复用，全程支持每一份文件。
Tumpe Tech 支持文件相关的行政流程。正式审批、内容准确性、分发决定和业务责任仍由机构自行承担。
创建
使用已确定的内容和模板，准备报告、提案、手册、表格、公司简介、演示材料、函件和周期性业务文件。
审核
把文件分送给相应的内部人员，进行内容、技术、财务、法律或管理层审核。
批准
在制作或分发之前，确认最终版本、责任人和用途。
制作
协调印刷、复印、装订加工、装订、标签、包装和配送要求。
分享
使用已约定的邮箱、网站、共享文件夹或分发方式。
存储
按照约定的范围，建立实用的命名、文件夹、归档和访问结构。
复用
保留模板、已批准的文本、印刷规格和可重复使用的文件要素。
维护
随着机构变化，更新文件、系统、网站、邮箱、文件夹和模板。
- 文件呈现风格统一
- 更容易找到最新文件
- 重复版本更少
- 模板可重复使用
- 重复印刷更快
- 员工职责更清晰
- 人员变动时工作更连贯
- 减少对个人设备的依赖
- 制作周期性报告和提案更轻松
- 共享文件夹结构更规范
- 业务沟通更专业
- 文件与数字化相关事务只需对接一个联系人
常见文件
为周期性业务文件和已批准内容提供支持。
Tumpe Tech 可协助准备和整理客户提供的内容。内容准确性、技术审核、法律审核和最终批准仍由客户负责。
报告提案政策流程培训手册公司简介演示文稿表格检查清单函件内部通知董事会或会议材料项目文档员工手册证书营销材料办公文具客户资料包采购与招标文件行政记录
服务能力
与业务成效直接相关的服务能力。
文件排版
对已批准的内容进行排版，让报告、提案、手册、公司简介和材料包呈现一致。
模板创建与维护
为周期性文件、封面、表格和重复印刷任务建立可复用的结构。
报告与提案制作
支持周期性业务文件，从排版一直到按批准版本出成品。
印刷协调
协调数量、装订加工、装订、包装、配送，并保存可重复使用的规格。
手册与指南制作
为培训手册、政策、员工手册和成套文件准备印刷或分享版本。
共享文件夹与归档整理
按约定的范围建立实用的命名、文件夹、索引和归档结构。
企业网站与邮箱
支持对外公司信息展示、专业沟通和文件往来。
行政表格与简单自动化
规范周期性的申请、检查清单、审批和重复的信息收集。
长期支持
为周期性文件工作提供持续的支持安排。
服务范围根据文件数量、频率、内部人力、系统、截止日期，以及机构自行承担的责任来确定。
- 维护模板
- 周期性报告和提案的排版
- 更新手册和政策
- 协调重复印刷
- 维护共享文件夹结构
- 支持文件整理
- 更新公司简介
- 维护行政表格
- 网站内容更新
- 企业邮箱支持
- 归档日常整理
- 扫描协调
- 定期工作流程回顾
- 重复制作计划
- 招标与采购文件支持
- 排版一份报告
- 准备一份提案
- 更新公司简介
- 制作一本培训手册
- 设置文件模板
- 整理现有的共享文件夹
- 扫描一批指定文件
- 准备一项企业印刷任务
- 开通 Tumpe Mail
- 更新或搭建网站
- 创建一份行政表格
- 建立基础归档结构
部门使用场景
不同团队使用文件的方式各不相同。
支持安排应与涉及的部门、文件类型、审批流程和责任分工相匹配。
行政
- 模板
- 表格
- 文件归档结构
- 通知
- 往来函件
- 印刷协调
管理层
- 报告
- 董事会材料
- 演示文稿
- 政策
- 提案
采购与招标
- 供应商文件
- 投标材料包
- 公司简介
- 合规资料库
- 印刷
培训与人力资源
- 手册
- 员工手册
- 表格
- 证书
- 入职材料
市场与客户沟通
- 网站
- 邮箱
- 公司简介
- 宣传册
- 客户资料包
项目与运营
- 报告
- 检查清单
- 项目文件夹
- 周期性表格
- 归档
责任划分
开工前先明确各自的责任。
存储、访问权限、留存、删除、保密和备份安排，须在适用时事先达成一致。本服务不代表任何认证或合规资质。
Tumpe Tech 可支持
- 排版
- 版式设计
- 模板
- 文件夹结构
- 印刷制作
- 扫描协调
- 行政表格
- 网站
- 邮箱
- 共享文件夹
- 一般文件工作流程
机构仍须负责
- 内容准确性
- 内部审批
- 法律审核
- 财务信息
- 技术信息
- 个人数据披露决定
- 保密级别划分
- 签字
- 政策批准
- 记录留存要求
- 监管义务
- 最终分发决定
- 访问权限
相关支持
把企业文件工作对接到实用的支持入口。
常见问题
企业文件支持常见问题。
Tumpe Tech 可以只支持一项文件工作吗？
可以。一次性支持可以针对某一份报告、提案、手册、文件夹、印刷任务、网站更新、邮箱设置、表格或扫描批次。
有按月提供的文件支持吗？
有。周期性文件制作、印刷协调、模板、文件夹、表格、网站、邮箱和归档日常整理，都可以洽谈长期支持。
Tumpe Tech 可以维护我们的模板吗？
可以，前提是模板和审批责任已由机构确认。
Tumpe Tech 可以协助周期性报告吗？
可以。周期性报告支持可包括排版、版式、模板、可印刷文件和重复制作计划。
Tumpe Tech 可以整理我们现有的共享文件夹吗？
可以，前提是访问权限、文件夹结构、文件类别和处理方式事先约定清楚。
Tumpe Tech 可以扫描并归档纸质记录吗？
可以洽谈指定的扫描和归档批次。索引、留存、访问和删除要求，应在共享文件之前达成一致。
Tumpe Tech 可以永久保存我们的文件吗？
我们不默认承担永久保管责任。存储、留存、备份、归还或删除，都必须在适用时明确约定。
Tumpe Tech 可以同时支持多个部门吗？
可以，只要范围、责任、文件类型和内部审核人清晰明确。
Tumpe Tech 可以管理我们的网站和 Tumpe Mail 吗？
网站和 Tumpe Mail 支持，可以作为整体文件与沟通工作流程的一部分来洽谈。
Tumpe Tech 可以制作表格吗？
可以。行政表格可以针对周期性申请、登记、检查清单、审批和信息收集来设定范围。
Tumpe Tech 会审批文件内容吗？
不会。内容准确性、内部审批、法律审核、财务信息、技术信息和最终用途，仍由机构负责。
机密文件可以通过 WhatsApp 或邮箱发送吗？
请先沟通文件的敏感程度和处理要求。不应默认 WhatsApp 或邮箱适合所有类型的文件。
Tumpe Tech 可以支持招标文件吗？
可以。招标文件支持可以把公司简介、合规资料库、投标材料包和印刷协调串联起来。
Tumpe Tech 可以协调印刷吗？
可以。需求确认后，可以纳入印刷、装订加工、装订、包装、配送和可重复使用的规格。
开工前需要提供哪些信息？
请提供文件类型、需要的产出、频率、截止日期、大致数量、现有系统、印刷需求和内部审核人。第一条消息中请勿包含机密文件内容。