文件准备
- 排版
- 版式设计
- 可复用的章节
- 报告结构
- 提案结构
- 手册
- 表格
- 封面
- 索引
- 已批准内容的呈现
服务定义
什么是文件工作流程支持？
这项服务关注的是业务文件背后的流程，而不是某一次单独的产出。它把准备、制作、存储、复用和维护串联成一套实用的支持安排。
可能包括
- 文件排版
- 模板设置
- 印刷协调
- 文件夹结构
- 文件命名
- 共享文件夹
- 扫描协调
- 归档整理
- 网站
- 企业邮箱
- 行政表格
- 基础工作流程自动化
- 重复制作支持
- 长期文件维护
不自动包含
- 法律咨询
- 财务咨询
- 技术审批
- 记录管理认证
- 网络安全认证
- 法规合规
- 数据保护认证
- 文件永久保管
- 不限量支持
- 保证交付时限
- 保证成本节省
服务对象
适合文件周期性重复、但制作支持有限的机构。
中小企业非政府组织专业服务机构培训机构协会学校与学院咨询公司企业团队以项目为主的机构没有专职文件制作人员的企业需协调多家印刷和数字化供应商的机构经常处理报告、提案、手册、表格或招标工作的团队
服务内容
服务围绕会重复出现的工作来组织。
模板与规范
- 信头纸
- 报告模板
- 提案模板
- 政策模板
- 手册模板
- 封面页
- 文件命名规则
- 版本标识
- 文件状态标注规范
- 重复印刷规格
制作与印刷
- 印前文件准备
- 印刷协调
- 数量规划
- 印后加工
- 装订
- 包装
- 配送安排
- 重复制作记录
数字化整理
- 文件夹结构
- 共享文件夹
- 文件命名
- 访问权限结构
- 归档整理
- 扫描协调
- 索引
- 留存期限沟通
业务基础设施
- 网站设置或维护
- 企业邮箱
- 云端共享文件夹
- 行政表格
- 简易自动化
- 基础提醒
- 可复用的内容结构
合作模式
可以只用一次，也可以作为长期支持安排。
一次性文件支持
适用于当前的一份报告、提案、手册、公司简介、印刷任务、文件夹设置、扫描批次、网站需求、邮箱设置或行政表格。
- 当前报告
- 提案
- 手册
- 公司简介
- 印刷任务
- 文件夹设置
- 扫描批次
- 网站需求
- 邮箱设置
- 行政表格
长期文件工作流程支持
适用于周期性报告、提案、手册、模板、印刷、网站更新、邮箱支持、共享文件夹维护、表格、招标文件、归档工作和文件日常整理。
- 报告
- 提案
- 手册
- 模板
- 印刷
- 网站更新
- 邮箱支持
- 共享文件夹维护
- 表格
- 招标文件
- 归档工作
- 文件日常整理
服务流程
流程从明确范围和责任分工开始。
开工前，先确认文件类型、频率、数量、截止日期、现有系统、内部审核责任人、需要的产出、沟通渠道、保密级别、存储与访问需求、印刷要求、留存要求和审批流程。
工作流程梳理
范围确认
责任分工梳理
文件与系统盘点
确定优先处理事项
模板与结构设置
支持正在进行的文件工作
印刷或数字化落地
在约定范围内提供长期维护
定期复盘
需要确认的范围包括：
文件类型频率数量截止日期现有系统内部审核责任人需要的产出沟通渠道保密级别存储与访问需求印刷要求留存要求审批流程
交付成果
交付成果可能包括实用的文件、结构和后续行动建议。
文件清单工作流程示意图结构化文件夹体系文件命名指南报告模板提案模板手册模板行政表格更新后的公司简介可印刷文件装订成册的文件共享文件夹结构归档索引网站更新企业邮箱设置重复印刷规格文件维护计划建议的后续行动
周期性支持
周期性支持的常见范围示例。
长期支持的范围会慎重确定，应与文件数量、频率、内部人力、系统、截止日期和机构自行保留的责任相匹配。
- 月度报告排版
- 提案准备支持
- 手册与政策更新
- 公司简介维护
- 重复印刷
- 模板维护
- 文件夹日常整理
- 扫描协调
- 网站更新
- 企业邮箱支持
- 表格维护
- 招标文件支持
- 归档复查
- 季度工作流程复盘
与数字化服务的关系
网站、邮箱、存储、表格和自动化，支撑的是同一套文件工作流程。
责任、存储与访问
责任划分越明确，文件支持的效果越好。
内容责任
内容准确性、审批、法律审核、技术审核和最终用途，仍由机构自行负责。
访问权限
访问安排须事先约定，并根据具体任务和涉及的系统限定范围。
存储
在文件放入受管理的存储位置之前，须先约定存放位置、归属、备份、可用性和访问权限。
留存与删除
留存期限、文件归还、删除和归档责任，须在适用时事先明确。
保密
在沟通好相应的处理安排之前，不应发送敏感信息。
服务边界
除另行书面说明并核实外，Tumpe Tech 不声称具备认证的记录管理、网络安全或数据保护资质，也不承担永久保管责任。
相关服务
与文件工作流程支持相关的实用入口。
常见问题
文件工作流程支持常见问题。
这和普通印刷有什么区别？
普通印刷只负责产出实物。文件工作流程支持还可以包括文件准备、模板、文件夹结构、文件命名、扫描协调、网站、邮箱、表格和长期文件维护。
可以只做一项文件工作吗？
可以。一次性支持可以只针对一份文件、一个印刷任务、一次文件夹设置、一个扫描批次、一项网站需求、一次邮箱设置或一份行政表格。
有按月提供的长期支持吗？
有。长期支持的范围可以根据文件数量、频率、系统、截止日期和机构自行保留的责任来确定。
Tumpe Tech 可以同时支持多个部门吗？
可以，前提是部门、文件类型、内部审核人、访问权限和责任分工都已明确。
Tumpe Tech 可以维护模板吗？
可以。只要机构确认内容、版式规范和使用方式，就可以纳入模板维护。
Tumpe Tech 可以整理共享文件夹吗？
可以，前提是文件夹结构、文件类别、访问权限和处理要求已事先约定。
Tumpe Tech 可以扫描和归档文件吗？
指定的扫描和归档工作可以洽谈。留存期限、索引、存储、访问和删除要求，应在开工前达成一致。
Tumpe Tech 可以管理网站和 Tumpe Mail 吗？
当企业网站和 Tumpe Mail 服务于机构的文件与沟通工作流程时，可以纳入支持范围。
Tumpe Tech 可以制作行政表格吗？
可以。表格可以针对申请、登记、检查清单、审批和重复性的信息收集来设定范围。
Tumpe Tech 可以实现文件工作自动化吗？
模板、可复用内容、提醒、索引、命名规则和标准结构方面的简易自动化都可以洽谈。
最终文件由谁批准？
内部审核、批准、法律审核、技术审核、财务信息、签字和最终用途，仍由机构负责。
Tumpe Tech 可以永久保存文件吗？
我们不默认承担永久保管责任。存储、留存、备份、归还和删除，都必须在适用时明确约定。
提供哪些安全或保密保证？
具体任务的处理、存储、访问、留存和删除安排须事先约定。本服务不代表具备网络安全、数据保护或记录管理认证。
支持范围可以包括招标吗？
可以。招标支持可以把公司简介、合规文件、投标材料包、提交准备和印刷协调串联起来。
支持多久可以开始？
时间取决于服务范围、文件准备情况、数量、截止日期、内部审核人、系统和处理要求。
长期支持如何计费？
费用取决于文件数量、频率、系统、截止日期、支持渠道、交付时限要求，以及机构自行保留的责任。