Produção de Documentos
- Formatação
- Paginação
- Indexação
- Capas
- Separadores
- Etiquetas
- Verificação de ficheiros prontos para impressão
- Impressão
- Encadernação
- Coordenação de várias cópias
Apoio ao Fluxo de Trabalho de Documentos Jurídicos
Apoio prático ao fluxo de trabalho em torno de documentos jurídicos.
O Apoio ao Fluxo de Trabalho de Documentos Jurídicos ajuda os escritórios de advogados a melhorar a preparação e a produção de documentos, as estruturas de arquivo, os modelos, os processos de digitalização, a coordenação da impressão e a infraestrutura empresarial digital, sem substituir os profissionais do direito.
Agendar uma Revisão do Fluxo de Trabalho de Documentos JurídicosPedir Apoio para um Trabalho de Documentos em Curso
Discuta os requisitos de confidencialidade e de manuseamento dos documentos antes de enviar ficheiros.
Definição
O que significa Apoio ao Fluxo de Trabalho de Documentos Jurídicos.
Este serviço centra-se no processo administrativo e de produção em torno dos documentos jurídicos. Ajuda os escritórios de advogados a ganhar consistência, sem substituir os profissionais do direito nem as decisões jurídicas.
Pode incluir
- Formatação
- Paginação
- Indexação
- Produção de impressão
- Estruturas de pastas
- Nomeação de ficheiros
- Modelos
- Registos de documentos
- Coordenação de digitalização
- Formulários administrativos
- Apoio a sites e email
- Configuração de pastas na nuvem
- Organização do arquivo
- Fluxos de trabalho de produção recorrente
Não inclui
- Aconselhamento jurídico
- Redação jurídica
- Investigação jurídica
- Revisão jurídica
- Certificação profissional
- Representação em tribunal
- Garantias de submissão
- Determinação do sigilo profissional
- Aprovação regulamentar
- Avaliação de prova
- Guarda permanente de ficheiros por defeito
A Quem Se Destina
Para escritórios que precisam de uma produção e de uma organização de documentos mais consistentes.
Advogados em regime individualPequenos escritórios de advogadosEscritórios de advogados em crescimentoDepartamentos jurídicos de empresasConsultores jurídicosEscritórios sem pessoal dedicado à produção de documentosEscritórios com necessidades recorrentes de dossiês e impressãoEscritórios que estão a modernizar estruturas de ficheiros em papel e digitaisEscritórios que precisam de sites, Tumpe Mail ou formulários administrativos
Componentes do Serviço
O apoio pode ser organizado em torno do trabalho que se repete.
Modelos e Normas
- Modelos aprovados do escritório
- Papel timbrado
- Páginas de capa
- Formatos de índice
- Convenções de referência de processos
- Regras de nomeação de ficheiros
- Etiquetas de estado dos documentos
- Listas de verificação administrativas
Organização de Ficheiros de Processos
Não está implícita qualquer conformidade com a gestão de registos jurídicos.
- Estruturas de pastas
- Registos de documentos
- Convenções de nomenclatura
- Separação entre minutas e versões finais
- Pastas de correspondência
- Organização de ficheiros fornecidos pelo cliente
- Estruturas de arquivo
Fluxos de Trabalho de Digitalização e Arquivo
Não é reivindicada digitalização certificada.
- Coordenação de digitalização
- Nomeação de lotes
- Colocação em pastas
- Criação de índices
- Controlos de qualidade de legibilidade
- Estruturas de arquivo definidas
- Passos de retenção e eliminação acordados
Infraestrutura Empresarial
- Site do escritório de advogados
- Email empresarial
- Estrutura de pastas partilhadas
- Formulários administrativos de admissão
- Formulários de pedidos internos
- Automatização de modelos
- Lembretes básicos de fluxos de trabalho
Modelos de Colaboração
Use-o para um trabalho pontual ou mantenha um fluxo de trabalho recorrente.
Apoio Pontual a Documentos Jurídicos
Para um dossiê específico, um trabalho de impressão de grande volume, um requisito de formatação, um modelo, um lote de digitalização, a limpeza de uma pasta, a configuração de um site ou de email, ou um formulário administrativo.
- Dossiê específico
- Trabalho de impressão de grande volume
- Formatação de documentos
- Criação de modelos
- Lote de digitalização definido
- Limpeza de pasta de processo
- Configuração de site ou email
- Formulário administrativo
Apoio Contínuo ao Fluxo de Trabalho de Documentos Jurídicos
Para escritórios com necessidades recorrentes de produção de documentos, organização de ficheiros, impressão, modelos, digitalização, arquivo, sites, email ou formulários administrativos.
- Formatação de documentos
- Impressão
- Produção de dossiês
- Manutenção de modelos
- Organização de ficheiros
- Digitalização
- Trabalho de arquivo
- Atualizações do site
- Apoio por email
- Formulários administrativos
Como Funciona
Um processo que começa pelo manuseamento e pela responsabilidade.
Antes de o trabalho começar, o escritório deve confirmar o tipo de documento, o resultado pretendido, o prazo, o revisor jurídico responsável, o nível de sensibilidade, o canal de transferência aprovado, as permissões de acesso, o local de armazenamento, o período de retenção, as expectativas de eliminação, os requisitos de impressão, o processo de aprovação e o acordo de entrega ou recolha.
Revisão inicial dos requisitos
Discussão sobre sensibilidade e manuseamento
Confirmação do âmbito e das responsabilidades
Método de comunicação e de transferência aprovado
Receção dos documentos
Preparação administrativa ou produção
Revisão e aprovação pelo escritório
Impressão, estrutura de arquivo ou implementação digital
Devolução, retenção ou eliminação conforme o acordo
Manutenção contínua quando aplicável
O âmbito é confirmado em torno de:
Tipo de documentoResultado pretendidoPrazoRevisor jurídico responsávelNível de sensibilidadeCanal de transferência aprovadoPermissões de acessoLocal de armazenamentoPeríodo de retençãoExpectativas de eliminaçãoRequisitos de impressãoProcesso de aprovaçãoAcordo de entrega ou recolha
Entregáveis Possíveis
Os entregáveis podem incluir o seguinte, consoante o âmbito.
Documento formatadoDossiê paginadoÍndice de documentosPDF pronto para impressãoCópias encadernadasModelo aprovado do escritórioGuia de nomeação de ficheirosEstrutura de pasta de processoRegisto de documentosLote digitalizadoÍndice de arquivoFormulário administrativoAtualização do siteConfiguração de email empresarialEstrutura de pastas partilhadasRecomendações de fluxo de trabalhoEspecificação de impressão recorrente guardada
Estrutura de Manuseamento
A confidencialidade e o manuseamento têm de ser acordados antes de os ficheiros serem partilhados.
Informação Mínima Necessária
Só devem ser partilhados os ficheiros e as informações necessários para a tarefa administrativa acordada.
Canais Acordados
O método de transferência deve ser escolhido em função do tipo de documento, da sensibilidade, da urgência e dos controlos disponíveis.
Acesso
O acesso deve ser limitado às pessoas necessárias para concluir o trabalho acordado.
Armazenamento e Retenção
O local de armazenamento, as cópias de segurança, o período de retenção, a devolução e a eliminação têm de ser acordados sempre que aplicável.
Responsabilidade do Cliente
O escritório continua responsável pelo sigilo profissional, pela divulgação lícita, pelas obrigações profissionais, pelo consentimento do cliente, pela exatidão jurídica e pela aprovação final.
Limitações
A Tumpe Tech não reivindica certificação de segurança para o setor jurídico, proteção do sigilo profissional nem conformidade com a gestão de registos profissionais, exceto se tal for documentado e verificado em separado.
Serviços Relacionados
Percursos úteis ligados ao fluxo de trabalho de documentos jurídicos.
Perguntas Frequentes
Perguntas sobre o Apoio ao Fluxo de Trabalho de Documentos Jurídicos.
Em que é que isto é diferente da impressão comum?
A impressão comum produz o resultado físico. O Apoio ao Fluxo de Trabalho de Documentos Jurídicos pode incluir também formatação, indexação, modelos, estruturas de pastas, coordenação de digitalização e apoio a fluxos de trabalho recorrentes.
A Tumpe Tech pode redigir articulados ou contratos?
Não. A Tumpe Tech não presta serviços de redação jurídica, aconselhamento, investigação ou revisão jurídica.
A Tumpe Tech pode formatar documentos redigidos por um advogado?
Sim, desde que o âmbito e os procedimentos de manuseamento sejam acordados. O profissional do direito responsável continua responsável pelo conteúdo, pela exatidão e pela aprovação.
A Tumpe Tech pode paginar e indexar um dossiê para tribunal?
Sim. A paginação e a indexação podem ser definidas como trabalho administrativo de produção de documentos.
A Tumpe Tech pode organizar pastas de processos?
Sim, desde que o escritório acorde a estrutura de pastas, a nomenclatura, o acesso, a sensibilidade e os requisitos de manuseamento.
A Tumpe Tech pode digitalizar e arquivar ficheiros jurídicos antigos?
Os fluxos de trabalho de digitalização e arquivo podem ser discutidos para lotes definidos. A retenção, a indexação, a eliminação e o manuseamento têm de ser acordados antes de os ficheiros serem partilhados.
A Tumpe Tech pode armazenar ficheiros de forma permanente?
Não está prevista qualquer guarda permanente. Qualquer armazenamento ou retenção tem de ser explicitamente acordado.
Existe apoio mensal contínuo?
Sim. O apoio contínuo pode ser definido para formatação, impressão, produção de dossiês, modelos, organização de ficheiros, digitalização, trabalho de arquivo, atualizações do site, apoio por email ou formulários recorrentes.
Os documentos confidenciais podem ser enviados por email?
Discuta primeiro a sensibilidade e os requisitos de manuseamento. O email não deve ser considerado adequado para todos os tipos de documento.
Os documentos confidenciais podem ser enviados por WhatsApp?
Discuta primeiro o tipo de documento e os requisitos de manuseamento. O WhatsApp não deve ser considerado adequado para documentos jurídicos confidenciais.
Que proteções de segurança são oferecidas?
Os acordos específicos de manuseamento, armazenamento, acesso, retenção e eliminação têm de ser definidos. Não está implícita qualquer certificação de segurança para o setor jurídico.
A Tumpe Tech preserva o sigilo profissional?
O escritório continua responsável pelo sigilo profissional, pela divulgação lícita, pelas obrigações profissionais e pelo consentimento do cliente.
A Tumpe Tech pode submeter documentos em tribunal?
A submissão continua a ser responsabilidade do escritório, exceto se forem discutidas, acordadas e confirmadas soluções logísticas separadas e lícitas para um caso específico.
A Tumpe Tech pode criar modelos jurídicos?
Podem ser definidos modelos administrativos, formatos aprovados pelo escritório, índices, páginas de capa e regras de nomenclatura. O conteúdo jurídico e a aprovação continuam a caber ao escritório.
O que acontece aos ficheiros depois de o trabalho estar concluído?
A devolução, a retenção, o armazenamento ou a eliminação devem ser acordados antes de o trabalho começar.
Com que rapidez o trabalho pode começar?
O prazo depende do âmbito, da sensibilidade, da prontidão dos ficheiros, do volume de páginas, do prazo limite e dos acordos de manuseamento disponíveis.
Próximo Passo
Crie um processo de documentos jurídicos que o seu escritório consiga seguir de forma consistente.
Comece com uma revisão dos tipos de documento, do volume de produção, da estrutura de arquivo atual, dos requisitos de confidencialidade, das necessidades de impressão e das responsabilidades que ficam com o escritório.
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